Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы. Какие документы нужно заполнять при онлайн кассе
Какие документы надо вести при онлайн кассе: правила документооборота
Организации и индивидуальные предприниматели получили возможность отказаться от заполнения части первичной документации. Основание – внесение изменений в ФЗ №84, регламентирующий применение кассового оборудования при операциях с наличностью. Фискализирована значительная часть документации. Кассовые документы при онлайн кассе — расходные кассовые ордера (движение наличных денег по-прежнему необходимо оформлять).
Какие унифицированные формы можно не заполнять
18 августа Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 88 1998 года утверждены унифицированные формы первичных документов, обязательных для ведения кассовых операций. Постановление Правительства № 470 отменило заполнение некоторых бумаг.
Важно! Решение властей рекомендательное. Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, и предприятия вправе сохранить прежний документооборот при переходе на новую систему.
При ведении кассовой книги в режиме онлайн можно не заполнять следующие формы:
- Акт при обнулении ККМ-счётчиков (форма КМ-1).
- Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте и подключению к работе (КМ-2).
- Акт при возврате наличных денег (КМ-3).
- Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
- Журнал для записи данных при использовании касс, функционирующих без оператора (КМ-5).
- Справки-отчёты операциониста-кассира (КМ-6).
- Документация, содержащая показания контрольно-кассовых машин (КМ-7).
- Журнал учёта вызовов техспециалистов и регистрации проведённых работ (КМ-8).
- Акт о проверке наличных средств в кассе (КМ-9).
Важно! Согласно законодательным изменениям, субъекты предпринимательства вправе в произвольной форме заполнять необязательные бумаги.
Нужен ли журнал кассира-операциониста
С июля 2017 года журнал можно не вести. Это относится ко всем фирмам, перешедшим на онлайн-кассы. В форме КМ-4 регистрируются все притоки и оттоки, поэтому для внутреннего учёта она остаётся полезной.
Можно продолжать заполнение КМ-4 в добровольном порядке для фиксирования прихода и расхода финансовых средств. Эту документацию не надо представлять в налоговый орган. Журнал операциониста-кассира для индивидуальных предпринимателей имеет особое значение. Для принятия управленческих решений сведения о приходах и расходах очень важны.
В целях контроля над поступлением и расходом денег за день или за смену в документе отражают информацию:
- Начальные и конечные сведения со счётчика ККТ за рабочий период.
- Сумму выручки, поступившую в течение дня или смены.
- Объем средств, полученных или потраченных в безналичной или наличной форме.
- Деньги, отданные покупателям по чекам за возврат продукции.
- Компаниям, которые не перешли на новый ККТ, необходимо заполнять журнал кассира-операциониста.
По итогам каждого дня или смены вышеобозначенные данные кассир должен вносить в журнал, следуя правилам: ставить прочерки в строках КМ-4, где отсутствует информация; заносить сведения по хронологии.
Фискальные документы: форматы
В Федеральном законе №84, регулирующем применение кассового оборудования, определены требования к документации, образующейся в ходе использования онлайн касс (ст. 4.1 п. 4 и 5).
Требования в основном затрагивают отчёты и реквизиты чеков, сроки хранения в ФН (30 дней).
Важно! Прежде чем начать вести документирование по новой дисциплине, нужно изучить список обязательных к использованию фискальных документов. Все требования сосредоточены в Приказе ФСН от 21 марта 2017 года № ММВ-7-20/229.
Вся документация заполняется в онлайн-кассе. Она хранится 30 дней в памяти ФН. Автоматический режим выдаёт бумаги Федеральной налоговой службе через интернет. Если данные не придут в течение суток, кассу заблокируют.
Какие документы обязательны для оформления
Указ БР № 3210-У от 11.03.2014 года определяет фиксирование операций. Оборот документов сохранён после перехода на новые кассы в режиме онлайн. Все, кто интересуется вопросом, «какие документы нужно заполнить для онлайн касс», получает ответ: все на добровольной основе. В обязательном порядке оформить приходные и расходные кассовые ордера с занесением в кассовую книгу, бланки строгой отчётности (БСО).
Форма № КО-4 – обязательный унифицированный реестр. В нём содержатся сведения о полученных и выданных финансовых средствах с обозначением реквизитов ПКО, РКО получателя; лица, вносившего деньги. Делают записи непосредственно в день совершения операции. Вести книгу можно в бумажной форме, на компьютере с последующей распечаткой или в электронном виде.
В приходном ордере (форма № КО-1) сосредоточена информация о полученных наличных деньгах. Бланк представляет собой непосредственно ордер и отрывную квитанцию. Кассир заполняет все графы и подписывает оба фрагмента «приходника». К нему прилагается отчёт о закрытии смены.
Расходный ордер (форма № КО-2) содержит суммы наличных средств, выданных из кассы.
Бланки строгой отчётности печатают посредством онлайн-кассы и представляют покупателю в электронном формате.
Новые документы, обязательные к оформлению
Из новых документов заполняют чек коррекции и возврата товара, отчёт об открытии и закрытии смены. Коррекционный чек пробивают, если имеет место неучтённая выручка на сумму превышения. Чек «возврат прихода» оформляется при возвращении покупателю денег за услугу или товар.
Отчёт о закрытии смены и Z-отчёт практически идентичны. Различия только в их формировании и задачах. Требования к данным в отчёте о закрытии смены определены Приказом ФСН №29. Z-отчёт зависит от самой кассы.
Реквизиты:
- Наименование организации.
- ИНН организации.
- ИНН, ФИО кассира, выдавшего отчёт.
- Дата и время закрытия.
- Номер кассы.
- Адрес.
- Число подготовленных чеков.
- Количество не отправленных в ОФД.
- Время прекращения передачи сведений.
- Данные об итогах смены.
Работа с онлайн кассой начинается с составления отчёта об открытии смены. Завершив расчётные операции, пробивают отчёт о закрытии смены.
Обязательными требованиями к новой документации является автоматическая передача данных в налоговую службу.
Важно! Если чеки не будут переданы в ФНС в течение 30 дней, кассу блокируют.
Согласно новым законодательным положениям, формы первичной документации, определённой Постановлением Госкомстата, не являются обязательными при использовании кассы-онлайн, какие документы вести, зависит от усмотрения предприятий и лиц, занимающихся предпринимательством. Изменения не коснулись кассовой книги, бланков строгой отчётности, приходных и расходных ордеров.
onlinekassa.guru
В каких случаях необходима перерегистрация онлайн-кассы
Перерегистрация кассы может быть произведена, как с заменой фискального накопителя, так и без таковой. Основаниями перерегистрации могут являться замена испорченного или отслужившего срок действия фискального накопителя, смена адреса установки ККТ или регистрационных данных владельца кассы.
Изменение параметров регистрации онлайн-кассы (перерегистрация ККТ) производится в случае изменения первоначальных данных, введенных при постановке аппарата на учет, а также в случае замены фискального накопителя (ФН).
Основания перерегистрации онлайн-кассы
Изменение параметров регистрации ККТ необходимо в следующих случаях:
- Изменение адреса и места нахождения кассы.
Данная ситуация возможна при изменении места нахождения магазина в связи со сменой арендодателя, передаче кассового аппарата в другой филиал и т.д.
- Смена владельца кассовой техники.
Причиной может быть продажа кассового аппарата другому лицу или сдача его в аренду.
- Переход к другому оператору фискальных данных.
Смена оператора фискальных данных, а также реквизитов действующего оператора тоже требуют перерегистрации.
- Смена наименования организации или ИП.
Если организация сменила наименование или ИП изменил ФИО, нужно внести изменения в данные о регистрации ККТ.
- Изменение режима работы кассы.
Онлайн-касса предусматривает несколько режимов работы: шифрование, обычный, автономный, автоматический, для сферы услуг, печати БСО, применения платежными или банковскими агентами (субагентами).
Если пользователь решил сменить режим, в котором работает касса, например, перейти из автономного режима в обычный или отменить шифрование, необходимо пройти процедуру перерегистрации.
Особенности проведения данной процедуры зависят от того, какой режим меняется на ККТ.
- Истечение срока действия ФН.
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия. Накопитель для общей системы налогообложения имеет срок действия 13 месяцев, ФН для спецрежимов (УСН, ПСН, ЕСХН, ЕНВД) – 36 месяцев. По истечении указанного срока фискальный накопитель нужно заменить, а кассовый аппарат перерегистрировать.
- Изменение заводского номера ККТ.
Изменение регистрационных данных может потребоваться, например, при ошибочном вводе заводского номера кассы при первичной регистрации. Также это может понадобиться при смене указанного номера специалистом ЦТО.
- Выход из строя ФН.
При выходе из строя кассового аппарата, в связи с неполадками или поломкой фискального накопителя, также необходимо произвести перерегистрацию кассы.
- Изменение номера фискального накопителя.
Ошибочный ввод номера фискального накопителя также потребует внесения изменений в параметры регистрации.
- Смена ИНН организации
Если у организации в процессе реорганизации был изменен ИНН, это также требует перерегистрации.
Регистрация с заменого фискального накопителя
Замена блока фискальной памяти необходима лишь в исключительных случаях, к которым относится:
- Смена ИНН организации.
- Исправление ошибочно введенного заводского номера кассового оборудования или ФН.
- Непригодность ФН к использованию вследствие поломки.
- Истечение срока действия накопителя.
- Смена режима работы ККТ с «шифрование» на «без шифрования».
- Перевод кассы в автономный режим (исключающий передачу данных ОФД).
Регистрация без замены фискального накопителя
Внесение данных в параметры первичной регистрации, не требующее замену ФН, происходит в следующих случаях:
- Смена адреса и места нахождения кассового аппарата.
- Смена оператора фискальных данных или сведений о нем.
Процесс перерегистрации онлайн-кассы
Процесс внесения изменений в журнал учета и карточку регистрации ККТ происходит в два этапа:
- Составление и подача заявления в налоговый орган.
Заявление необходимо составить в срок не позднее 1 дня, следующего за днем, когда были произведены указанные изменения.
Документ можно заполнить способами:
Получить заявление на регистрацию (перерегистрацию) онлайн-кассы можно в любом налоговом органе, или скачав его с сайта ФНС.
- Через Личный кабинет на сайте ФНС.
Самый быстрый и простой способ составить и направить заявление без личного посещения налоговой – это сформировать его в своем личном кабинете.
Примечание: процесс перерегистрации через ЛКН будет рассмотрен ниже.
- Приложение дополнительных документов.
Если перерегистрация онлайн кассы сопровождается заменой ФН, то к заявлению необходимо дополнительно приложить отчет об изменении параметров регистрации и отчет о закрытии фискального накопителя.
- Формирование новой карточки регистрации.
В течение 5 дней с даты направления заявления на перерегистрацию налоговым органом будет сформирована новая карточка регистрации ККТ. Дата формирования указанного документа будет являться датой регистрации кассового аппарата.
После того как карточка будет сформирована, она будет направлена:
- В личный кабинет налогоплательщика, через который проводилась процедура подачи заявления.
- Оператору фискальных данных, с которым у владельца кассы заключен договор.
Примечание: при необходимости, указанный документ может быть выдан ИП или ООО в бумажном виде.
Порядок подачи заявления через Личный кабинет
Переходим на сайт Федеральной налоговой службы и выбираем тип личного кабинета (для ИП или юридического лица):
Рис. 2. Сайт ФНС. Источник: nalog.ru
Затем переходим в раздел «Учет контрольно-кассовой техники»:
Рис. 3. Раздел «Учет ККТ». Источник: nalog.ru
После того как откроется указанный раздел, нужно выбрать столбец «РН ККТ» и нажать на номер кассы, которую необходимо перерегистрировать:
Рис. 4. «РН ККТ». Источник: nalog.ru
Выбираем кнопку «Перерегистрировать»:
Рис. 5. «Детализация сведений». Источник: nalog.ru
После этого необходимо будет выбрать причину для подачи заявления:
Рис. 6. «Причина перерегистрации». Источник: nalog.ru
После того как будет указана причина, необходимо подписать заявление усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить на проверку. Кроме этого, можно еще раз просмотреть и проверить уже составленное заявление:
Рис. 7. «Отправка заявления». Источник: nalog.ru
После подписания документа появится сообщение: «Запрос добавлен».
Следить за ходом рассмотрения заявления, а также узнать ответ налогового органа, можно, нажав на ссылку в самом сообщении: «Информация о документах, направленных в налоговый орган»:
Рис. 8. «Запрос добавлен». Источник: nalog.ru
После того как заявление будет рассмотрено и ККМ перерегистрирована, в поле «Состояние» появится надпись: «ККТ перерегистрирована»:
Рис. 9. «ККТ перерегистрирована». Источник: nalog.ru
После того как ККТ будет перерегистрирована, необходимо будет внести сведения в сам кассовый аппарат и отразить их в Личном кабинете на сайте ОФД.
onlainkassy.ru
Документы для регистрации онлайн-кассы
Какие документы нужны для регистрации онлайн кассы
Комплект документов для регистрации онлайн-касс в налоговой собирается и подается в то территориальное подразделение, где числится на учет собственник техники – предприятие или предприниматель. Перед тем, как начать процедуру, владельцу следует заключить договор на обслуживание с ОФД (оператор фискальных данных), через которого будет передаваться вся информация о выручке магазина в ИФНС. Выбирая оператора, обратите внимание на наличие специальной лицензии и аккредитации.
Как сделать возврат на онлайн-кассе
Существует несколько способов регистрации аппарата: путем личного обращения в ИФНС, на сайте посредством личного кабинета или через своего ОФД. Самый удобный для многих и предпочтительный по мнению налоговиков способ – второй, то есть через кабинет. Что для этого нужно? От налогоплательщика требуется наличие личного кабинета на официальном сайте ФНС. Это уже доступно тем, у кого есть подтвержденная регистрация на портале гос. услуг. После чего для совершения регистрационных действий с кассовым аппаратом нужно перейти в раздел кабинета «ККТ», выбрать «Зарегистрировать ККТ», внести данные об оборудовании в анкету к заявлению, затем подписать документ и отправить. Отслеживать все изменения также можно в личном кабинете.
Какая информация указывается при подаче заявления:
- Адрес установки и объект-торговая точка расположения ККТ.
- Наименование модели и ее заводской номер – данные выбираются из имеющегося на сайте ФНС перечня, то есть регистрируемая техника должна входить в официальный реестр.
- Наименование модели ФН, его заводской номер.
- Назначение работы с ККТ.
- Наименование/ИНН ОФД.
Каким бы вариантом ни воспользовался владелец ККТ для ее регистрации, в результате в 5-дневный срок онлайн-касса ставится на учет. В кабинете появляется регистрационная карточка, где указаны основные данные, включая рег. номер модели. Для завершения регистрации выполняется процедура фискализации аппарата – полученный № вводится в память ККТ, печатается чек со специальными фискальными сведениями (ФД и ФН), которые нужно указать в личном кабинете, нажав кнопку «Завершить регистрацию».
Перечень документов, необходимых для регистрации/перерегистрации ККТ:
- Паспорт онлайн-кассы.
- Заявление от владельца (актуальная бумажная форма на данный момент не утверждена).
- Карточка постановки ККТ на учет.
Обратите внимание! Закон № 54-ФЗ не запрещает представления заявления для регистрации ККТ в бумажном виде, но для новых онлайн-моделей на данный момент такой порядок еще не регламентирован, а бланк документа не принят.
Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы
После того, как процедура регистрации завершена, можно приступать к торговле через ККТ. А какие кассовые документы вести при онлайн-кассах? Есть ли отличия от учета операций при использовании прежней техники? Чиновники предусмотрели ряд послаблений для тех, кто работает через усовершенствованные модели с ФН памяти. Ведь по сути получается, что все данные оперативно поступают в контрольные налоговые органы, фиксируются в личном кабинете, а значит, от части первички можно избавиться, сократив тем самым документооборот магазина. Но и для онлайн-касс некоторые первичные кассовые документы по-прежнему остаются обязательными. Узнаем точнее.
Основные первичные формы для кассовых операций были утверждены еще в Постановлении № 132 от 25.12.98 г. Это такие бланки, как:
- Акт КМ-1 – для обнуления показателей счетчиков ККТ.
- Акт КМ-2 – для снятия показаний в случае ремонта ККТ.
- Акт КМ-3 – для возврата денег покупателям.
- Журнал КМ-4 – для отражения операций кассиром.
- Журнал КМ-5 – для регистрации показателей ККТ, работа на которых ведется без кассира.
- Справка КМ-6 – для отражения отдельных операций кассиром.
- Сведения КМ-7 – для формирования показаний счетчиков о поступлениях.
- Журнал КМ-8 – для учета вызовов тех. специалистов и отражения фактов проводимых работ.
- Акт КМ-9 – для проверки наличности в кассе.
В своих Письмах № ЕД-4-20/18059@ от 26.09.16 г. и № 03-01-15/54413 от 16.09.16 г. ФНС совместно с Минфином разъясняет, что можно не использовать при онлайн-кассе первичку по Постановлению № 132. В связи с этим логично возникает еще один вопрос: Какие же документы нужны при кассе-онлайн? Ведь должен где-то бухгалтер отражать выручку? Ответ на текущий момент однозначен. Обязательными к составлению остаются кассовая книга по форме КО-4, а также приходные и расходные кассовые ордера.
Онлайн-кассы при продаже алкоголя
Бланк кассовой книги утвержден в Постановлении № 88 от 18.08.98 г. Необходимость его применения регламентируется на федеральном уровне в Порядке ведения кассовых операций организациями и ИП. В соответствии с Указаниями № 3210-У от 11.03.14 г. (п. 4.6) все данные по поступившей наличности требуется вносить в кассовую книгу. При этом освобождаются от учета только агентские и/или субагентские средства. Соответственным образом оформляются и приложения к листам кассовой книги – приходные ордера и расходные.
Сведения в кассовую книгу о суммах выручки вносятся на основании данных, переданных кассиром компании. Это, прежде всего, Z-отчет о закрытии смены. Приведенные выше разъяснения чиновников разрешают, но не обязывают предпринимателей отказаться от использования кассовой первички. Поэтому, как и раньше, кассир может составлять учетный журнал КМ-4 и прочие необходимые для грамотного отражения операций формы.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
raszp.ru
