Нужна ли платежная ведомость при выдаче зарплаты. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер на выплату зарплаты
Как правильно оформить расходный кассовый ордер на выдачу заработной платы работникам по ведомости
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Подскажите пожалуйста, как правильно оформить расходный кассовый ордер на выдачу заработной платы работникам по ведомости, а именно: что указать в строке Выдать (ФИО) и должен ли кто-то расписываться в получении денег в таком РКО, если да, то кто?
Ответ
При выдаче зарплаты по расчетно-платежной ведомости все подписи сотрудников, получающих деньги из кассы, проставляются в ведомости. Далее на всю сумму выданной зарплаты составляется один общий РКО. В получении денег в данном РКО никто не расписывается. А заполнить его возможно следующим образом:
строка «Выдать» укажите «Сотрудники предприятия»;
3 важных изменения августа 2018 года по зарплате:- ФНС поменяла срок НДФЛ с отпускных
- Минтруд разрешил платить зарплату ниже МРОТ
- Роструд поменял сроки выплаты отпускных
Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.
Активировать доступ
Строка «Основание» укажите «выплата зарплаты за месяц такой-то по расчетно-платежной ведомости №, дата».
Обоснование
Из рекомендации Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга
В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера при расчетах наличными
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2.
Для выдачи зарплаты штатным сотрудникам, кроме расходного кассового ордера, можно использовать расчетно-платежную (форма № Т-49) или платежную ведомость (форма № Т-53). Впоследствии на всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте расходный кассовый ордер. Такие правила установлены пунктом 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Нужна ли платежная ведомость при выдаче зарплаты
Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:
Обоснование.
В соответствии со ст. 56 Трудового кодекса РФ, работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Кроме того, право на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда гарантировано Конституцией РФ (ч. 3 ст. 37 Конституции РФ).
Таким образом, выплата заработной платы работнику является одной из основных обязанностей работодателя и, соответственно процедура выплаты заработной платы должна оформляться строго определенными документами.
Кроме того, для целей налогообложения любые затраты должны соответствовать требованиям налогового законодательства, в том числе у предприятия, осуществляющего выплату заработной платы работникам, должны в обязательном порядке иметься первичные оправдательные документы по учету труда и выплате заработной платы. К их числу относятся приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), личная карточка работника (форма № Т-2), лицевой счет (форма № Т-54), расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53) (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Эти документы отражают прием работника на работу в организацию, начисление и выплату ему заработной платы и соответствуют общим требованиям, изложенным в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Из вышесказанного следует, что утвержденными первичными учетными документами на предприятии, оформляющими выдачу заработной платы, являются расчетно-платежная ведомость или расчетная ведомость, а также платежная ведомость. Эту же позицию подтверждает и Пленум Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 в своем Постановлении "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", где сказано, что начисленной является такая заработная плата, которая отражена работодателем в расчетно-платежной ведомости или расчетной ведомости.
Если таких документов в организации нет, доказать факт выдачи заработной платы сотрудникам представляется затруднительным.
Расчетно-платежные ведомости, как первичные учетные документы, содержащие подписи работников, получивших заработную плату, прилагаются к кассовым документам - расходным ордерам в качестве подтверждающих документов. Это требование установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. В связи с этим, у предприятия, начисляющего и выплачивающего заработную плату работникам, должны быть как расчетно-платежные ведомости, так и расходные ордера.
В отношении изложенного автором вопроса можно сказать, что в случае наличия в штате небольшого количества работников (1-2 человека), оформление платежной или расчетно-платежной ведомости допускается, но не является обязательным. Обычно, оформление выдачи заработной платы на такое незначительное количество сотрудников производятся по расходным кассовым ордерам. Что касается штатной численности в пять человек, то можно рекомендовать оформлять помимо расходного ордера все-таки и расчетно-платежную ведомость, хотя конкретного требования в отношении количества сотрудников в законодательстве в этой связи не имеется. Применительно к количеству работников можно отметить, что с точки зрения закона, предприятие с численностью 5 человек относится к числу микропредприятий (Федеральный закон от 24.07.2007 № 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации").
Следует обратить внимание автора вопроса на то обстоятельство, что отсутствие платежных ведомостей таит в себе и еще одно возможное «неприятное» для работодателя последствие. Так, работник, уволенный с предприятия, где начисление заработной платы не оформлялось расчетно-платежными ведомостями, может безнаказанно утверждать, что заработная плата ему вообще не выплачивалась. При этом перечисление работодателем налогов на доходы физических лиц в полном объеме при отсутствии первичных учетных документов правового значения не имеет. Конечно, работодатель имеет право доказывать факт выплаты заработной платы другими способами, но суды, к сожалению, в подобных случаях зачастую встают на сторону работника и удовлетворяют требования о взыскании задолженности по заработной плате (Определение Ленинградского областного суда от 08.02.2012 № 33-575/2012).
Отсутствие единого подхода к решению данного вопроса также может повлечь, наконец, ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушения РФ по ст. 5.27 - нарушение законодательства о труде и об охране труда (штрафные санкции).
Исходя из всего вышесказанного, в целях избежание возможных неблагоприятных последствий, как со стороны контролирующих органов, так и недовольных работников, рекомендуем автору вопроса все-таки оформлять при начислении и выплате заработной платы расчетно-платежные ведомости.
Резюме.
Оформление начисления и выдачи заработной платы является одной из основных обязанностей работодателя в соответствии с действующим законодательством и, соответственно оформляется строго определенными документами. Установленными первичными учетными документами на предприятии, оформляющими начислению и выдачу заработной платы, являются расчетно-платежная ведомость или расчетная ведомость, а также платежная ведомость. При этом также необходимо оформление кассовых документов при начислении заработной платы - у предприятия, начисляющего и выплачивающего заработную плату работникам, должны быть не только расчетно-платежные ведомости, но и расходные ордера. Если таких документов в организации нет, доказать факт выдачи заработной платы сотрудникам представляется затруднительным.
Численность работников на предприятии, безусловно, играет роль при решении вопроса о необходимости оформления расчетно-платежной ведомости. Если в организации работает, например, 1-2 человека, как показывает практика, законодательство прямо не запрещает оформлять только расходный ордер. Но, т.к. четкая норма в этой взаимосвязи в отношении численности работников отсутствует, в случае, если на предприятии работает 5 и более человек, все же рекомендуем оформлять весь комплект первичных учетных документов, предусмотренных Постановлением Госкомстата России. В противном случае на организацию работодателя может быть наложен как административный штраф, так и возможное судебное требования по иску работника о взыскании задолженности по заработной плате при отсутствии первичных учетных документов.
Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Звоните сейчас!
Заработную плату из касс выдаем по платежным ведомостям с приложением расходного кассового ордера
Для организаций удобным, и даже выгодным, является перечисление заработной платы на карточки своих работников. Вместе с тем в практике имеет место выдача сумм заработка наличными денежными средствами из кассы организации. Какие документы следует оформить в таком случае?
Из письма в редакцию:
"В 2012 г. по факту выполнения аудиторской проверки нашей организации было сделано замечание, касающееся нарушения порядка оформления выдачи сумм заработной платы работникам из кассы, а именно неоформления расходных кассовых ордеров. Причем на платежной ведомости проставлялись реквизиты расходного кассового ордера. Так было нарушение или нет?.."
Порядок выдачи наличных денег из кассы регулирует Нацбанк
Найти ответ на Ваш вопрос позволит анализ норм инструкций, утвержденных постановлениями Нацбанка и касающихся порядка ведения кассовых операций и порядка расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.
При этом обращаю внимание, что до 1 июля 2011 г. действовала Инструкция, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4 (далее – Инструкция № 4), а с 1 июля – утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Итак, п. 28 Инструкции № 4 было предусмотрено, что выдачу наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, допускалось производить:
– по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38;
– платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Иными словами, если на бланке расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости имели место реквизиты расходного кассового ордера, то кассир по истечении срока выдачи заработной платы (на 4-й и на 6-й рабочий день соответственно) мог проставить соответствующие реквизиты на выданную сумму денежных средств или заполнить отдельный расходный кассовый ордер (п. 45 Инструкции № 4).
При выдаче зарплаты из кассы не забываем оформить расходный кассовый ордер
В Инструкции № 107, а именно в гл. 2, указан порядок выдачи наличных денег, оформления кассовых документов.
Справочно: выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности, обеспечения осуществления частной нотариальной деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится:
– по расходному кассовому ордеру формы КО-2, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.03.2010 № 38;
– платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 23 Инструкции № 107).
Как видим, с 1 июля 2011 г. изменен порядок оформления выдачи сумм заработной платы по платежным ведомостям. На общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (на 4-й и на 6-й рабочий день соответственно) требуется заполнить расходный кассовый ордер на отдельном бланке. На его основании необходимо записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму наличных денег (п. 41 Инструкции № 107).
Следовательно, замечания проверяющих правомерны.
Эти моменты тоже важны
Во-первых, на общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера (п. 23 Инструкции № 107). При этом не забудьте дату и номер расходного кассового ордера проставить на каждой платежной ведомости.
Во-вторых, на титульном (заглавном) листе платежной ведомости не забудьте учинять разрешительную надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.
При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют соответствующие документы
Кассир, выдавая наличные деньги из кассы по платежной ведомости, должен знать, что получатели предъявляют документы, удостоверяющие (справку, подтверждающую) их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Как правило, таким документом является паспорт.
Выдачу наличных денег своим работникам можно производить по удостоверению, выданному самим юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, индивидуального предпринимателя, выдавшего удостоверение (п. 24 Инструкции № 107).
При выдаче наличных денег лицам, не состоящим в штате юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, следует оформить расходный кассовый ордер, причем выписать его надо отдельно на каждое лицо или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) (п. 26 Инструкции № 107).
И еще. Платежную ведомость можно выписывать (оформлять) вручную либо с помощью технических средств. Как в первом, так и во втором случае в ней необходимо указать по итогу сумму наличных денег цифрами и прописью.
В завершение нашего разговора напомню, что на общую выданную сумму заработной платы в бухгалтерском учете будет иметь место запись:
Д-т 70 – К-т 50.
Невыданные суммы (депонированные) следует отразить записью:
Д-т 70 – К-т 76.
Депонированные суммы заработной платы не забудьте сдать в банк с зачислением на расчетный счет.
Надеюсь, мои небольшие рассуждения помогут Вам избежать существенных ошибок.
www.gbzp.by
Как выплатить зарплату наличными из кассы
Зарплата наличными из кассы организации выплачивается так пп. 6.2, 6.5 п. 6 Указания N 3210-У.
Бухгалтер оформляет расчетно-платежную Т-49) или платежную (Т-53 ведомость. Она действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Ведомость должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером организации.
Кассир (при его отсутствии - руководитель организации) выдает деньги работникам п. 4 Указания N 3210-У. В получении денег работники расписываются в ведомости. Суммы, выданные работникам, не отражаются в кассовой книге до истечения срока, на который оформлена ведомость.
По окончании последнего дня срока, на который оформлена ведомость, кассир напротив Ф.И.О. работников, не получивших деньги, делает запись "Депонировано". После этого кассир подписывает ведомость и передает для сверки в бухгалтерию. Для учета депонированных сумм может быть составлен их реестр.
Бухгалтер подписывает ведомость и оформляет расходный кассовый ордер РКО) по форме N КО-2 на всю сумму денег, выданных работникам. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью, выданной руководителем организации пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания N 3210-У. Номер и дату РКО надо проставить на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.
Кассир на основании РКО вносит запись о выданных наличных деньгах в кассовую книгу (КО-4) пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У.
Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день п. 2 Указания N 3210-У.
Образец расчетно-платежной ведомости
Образец платежной ведомости
Образец кассовой книги
glavkniga.ru
Как заполнить правильно расходный ордер
30 августа 2018
Автор КакПросто!
Расходный кассовый ордер – это документ, который подтверждает выдачу денежных средств из кассы организации. Форма КО-2 для данного вида операции подтверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года. Данным видом документа подтверждается факт выплаты зарплаты, а также выдача денежные средств под отчет. Правильно составленный расходный ордер поможет избежать вам некоторых неприятностей с налоговыми органами.
Статьи по теме:
Инструкция
Сначала проставьте номер РКО, он должен быть порядковым. Путаница в расходных документах не допускается.
Далее следует поставить дату составления расходного ордера. Затем укажите код структурного подразделения и корреспондирующий счет, например, если это зарплата, то можно указать счет 70 «Расчеты по оплате труда». В кредите указывается счет по кредиту, например, 50 «Касса» и далее укажите выплачиваемую сумму. Она должна указываться в цифрах. Затем укажите в поле «Выдать» фамилию, имя и отчество того, кому выдаются денежные средства. В поле «Основание» напишите, куда расходуются денежные средства, например, заработная плата. Ниже укажите сумму прописью. Слова «рубль» и «копейка» не сокращаются. В «Приложении» можете указать, например, ведомость.Нижеследующее поле должен заполнять человек, получающий денежные средства. Там ему необходимо указать сумму прописью, дату и поставить подпись.
В поле «По» следует указать документ, удостоверяющий личность и его реквизиты (номер, кем выдан и когда). Расходный ордер должен быть подписан генеральным директором, главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом.Видео по теме
Совет полезен?
Распечатать
Как заполнить правильно расходный ордер
Похожие советы
- Как изменить дату на кассовом аппарате
- Как заполнять кассовую книгу в 2018 году
- Как в 1С создать контрагента
- Для чего нужна товарная накладная
www.kakprosto.ru
