Запись в трудовую увольнение по собственному желанию образец 2018: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Увольнение по собственному желанию

Статті

28 серпня 2020

Увольнение с работы без отработки: по каким причинам допустимо

В жизни каждого могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые, в частности, повлекут за собой срочное увольнение с работы. Наверняка у многих в памяти отложилось, что об увольнении следует предупреждать работодателя за две недели. Но есть законный перечень уважительных причин, которые позволяют расторгнуть трудовые отношения уже «сегодня». Рассмотрим, что это за причины и как законно все оформить.

74938

0

3 хвилини

30 липня 2020

Увольнение директора: передача документов и уведомления госорганов

Директор — такой же наемный работник, как и другие работники. Вот что касается увольнения директора, — это процедура несколько сложнее. Давайте поговорим, в каком порядке передают дела в случае смены руководителя ООО? Сообщать ли о смене директора в налоговый орган, Пенсионный фонд Украины (ПФУ), управление статистики и другие государственные учреждения?

5955

0

7 хвилин

7 травня 2020

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию

Запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке должна отражать точную формулировку законодательной нормы об увольнении по этой причине. Возможные варианты записи об увольнении по собственному желанию и образцы таких записей, — в статье.

4394

0

1 хвилина

19 липня 2018

Выходное пособие при увольнении: расчет и выплата

Каждый работник должен знать не только свои обязанности, но и права. Быть осведомленным в том, при каких условиях у человека возникает право получить выходное пособие при увольнении, полезно всем.

6714

0

4 хвилини

13 грудня 2017

Увольнение беременных женщин

Каждый, кто хоть раз прочитал Кодекс законов о труде Украины, уверен: если на рабочем месте появляется беременная, уволить ее невозможно, а если возможно, то только ликвидировав предприятие. Случаются даже такие ситуации, когда беременная пишет заявление об увольнении по собственному желанию, а ей отказывают, ссылаясь на требования законодательства. Впрочем, существует реальная возможность в случае необходимости прекратить трудовые отношения с беременной работницей. Конечно, не по чьей-то прихоти, а только тогда, когда это действительно единственный выход из ситуации.

20303

0

10 хвилин

4 квітня 2017

Образец приказа об увольнении по собственному желанию

Работодатель может уволить работника по собственному желанию в срок, о котором он просит, в случае невозможности продолжить работу.

5119

0

1 хвилина

22 березня 2017

Увольнение по собственному желанию во время отпуска

Иногда так складываются обстоятельства, что сотруднику необходимо оформить увольнение по собственному желанию в отпуске. Как в таком случае правомерно расторгнуть трудовые отношения?

1183

0

1 хвилина

9 березня 2017

Когда уволить во время больничного можно, а когда — запрещено

Запланированная дата увольнения пришлась на период временной нетрудоспособности работника. Как в таком случае поступить — увольнять или ждать выздоровления? В определенных случаях увольнение во время болезни возможно. Поэтому, рассмотрим их.

17747

0

9 хвилин

24 січня 2017

Порядок увольнения по собственному желанию

Разрыв срочного контракта или трудового договора на неопределенный срок по собственной инициативе может осуществить любой работник. Именно эта причина является наиболее частым основанием для увольнения.

15836

0

6 хвилин

Усі статті рубрики →

Новини

Запитання та відповіді

когда можно, что писать в заявлении и в трудовой книжке

14-дневный срок отсчитывается со дня, следующего за днем получения организацией от работника заявления об увольнении. Если заявление пришло по почте или с курьером, то отсчитывать срок надо с момента, когда письмо было доставлено работодателю. При этом указанная дата подписания заявления не важна.

Хотя срок, который установлен для предупреждения работодателя об увольнении, и называется отработкой, трудовым законодательством не определено, что в этот период сотрудник должен выполнять свою трудовую функцию. Поэтому бывают случаи, когда прекращение трудового договора происходит сразу, 14 дней ждать не надо.

В каких случаях можно уволиться без отработки

ТК содержит случаи, когда человек может законно прекратить отношения с работодателем без отработки:

  • по соглашению между компанией и сотрудником;
  • если сотрудник по уважительной причине не может дальше продолжать работать;
  • выход на пенсию;
  • если права работника нарушены работодателем.

Обратим внимание на последний пункт. Тут есть одно существенное условие: нарушение прав работника должно быть документально зафиксировано трудовой инспекцией, комиссией по трудовым спорам или судом.

Так, если компания задерживает сотруднику зарплату более чем на 15 дней, он вправе временно прекратить работу. Приостановка может длиться до тех пор, пока долг не будет закрыт (ст. 142 ТК). Но уволиться без двухнедельной отработки человек не имеет права, пока нарушение в виде задержки зарплаты не будет подтверждено одним из вышеназванных органов (доклад Роструда за I квартал 2020 года).

Законодатель установил случаи, когда отработка может длиться не 14 дней. К примеру, меньший срок, равный трем календарным дням, установлен работнику, находящемуся на испытательном сроке, но решившему, что данная работа ему не подходит (ч. 4 ст. 71 ТК). Увеличенный срок, равный, как правило, одному месяцу, предусмотрен для уведомления руководителем организации о своем увольнении собственника имущества (ст. 280 ТК).

Отметим, что при увольнении по собственному желанию сотрудник может передумать и отозвать свое заявление. Сделать это он вправе вплоть до конца последнего дня работы, и не только собственноручно подписанным уведомлением. Также можно сообщить работодателю об отзыве заявления по имейл или направить СМС руководителю (апелляционное определение Мосгорсуда от 22.05.2019 № 33-22466/2019, Постановление Президиума Кемеровского облсуда от 18.06.2018 № 44г-40/2018). 

Как уволиться пенсионеру без отработки

Трудовое законодательство указывает, что увольнение сотрудника, выходящего на пенсию, должно происходить той датой, которая указана в заявлении. Для того чтобы уволиться по собственному желанию без отработки, не имеет значения, когда работник вышел на пенсию. Это право предоставлено и человеку, только что оформившему заслуженный отдых, и работающему пенсионеру.

При этом ТК не дает ответов на ряд принципиальных вопросов. Так, законодатель не указывает на вид пенсии, дающий право уволиться без отработки. Вопросы не возникают, если человек выходит на пенсию по старости. Но не вполне ясно, может ли уволиться без отработки работник, который оформил, к примеру, пенсию по выслуге лет.

Ранее возникали противоречия относительно того, сколько раз сотрудник может воспользоваться правом на увольнение без отработки при выходе на пенсию. ТК об этом прямо не говорит. Судебная практика же шла двумя различными путями.

Кассационное определение Хабаровского крайсуда от 06.04.2011 № 33-2143 и постановление Президиума Тверского облсуда от 16.07.2012 № 44-г-37 содержат вывод о том, что выход на пенсию — это просто оставление уже действующим пенсионером текущего места работы. Исходя из этого, работодатель не может заставить отрабатывать две недели того, кто ранее уже увольнялся по аналогичной причине — в связи с выходом на пенсию.

Другой подход можно увидеть в апелляционных определениях ВС Республики Саха (Якутия) от 23. 05.2016 № 33-2414/2016, Самарского облсуда от 15.07.2014 № 33-6786/2014, определении Санкт-Петербургского горсуда от 18.06.2013 № 33-7386/13. Там суды исходили из того, что выход на пенсию – это смена соцстатуса на статус пенсионера, а приобрести его можно только один раз. Поэтому и воспользоваться таким основанием для увольнения можно лишь однократно, поскольку второй раз выйти на пенсию, уже будучи пенсионером, невозможно.

Сейчас в этом споре поставлена точка. Сначала в обзоре ответов онлайн-инспекции за август 2020 года появилась информация о том, сколько раз сотрудник может уволиться без двухнедельной отработки в связи с выходом на пенсию. Согласно ответу инспекции — на данном основании работник может уйти из организации в удобный для него срок только один раз.

Затем Роструд официально изложил свою позицию по данному поводу в письме от 01.06.2021 № ПГ/16760-6-1, указав, что воспользоваться правом на увольнение в день подачи заявления пенсионер может лишь единожды. Уволить человека второй раз в связи с выходом на пенсию нельзя, поскольку он уже пенсионер.

В заявлении пенсионера должно быть указание на дополнительную причину увольнения, например: «Прошу уволить меня по собственному желанию 18 апреля 2022 года в связи с выходом на пенсию».

Эту причину прекращения трудового договора необходимо указать и в трудовой книжке, если она ведется. Запись будет такой: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

То есть, если же работник ранее увольнялся по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, о чем есть запись в трудовой книжке или информация в сведениях о трудовой деятельности, он должен отработать, как правило, не менее двух недель (ч. 1 ст. 80 ТК).

Кроме того, у пенсионера могут быть и иные уважительные причины увольнения по собственному желанию без отработки, как и у любого другого сотрудника. Например, направление супруга на работу за границу (ч. 3 ст. 80 ТК, пп. «б» п. 22 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2). 

Увольнение по собственному желанию без отработки

Работник может уволиться без отработки в день, указанный в заявлении, если у него есть уважительная причина. В числе уважительных причин, по которым сотрудники не могут дальше продолжать работать, ТК (ст. 80) и Верховный Суд РФ (пп. «б» п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2) называют, в частности:

  • зачисление в образовательное учреждение;
  • выход на пенсию;
  • направление мужа (жены) на работу за границу или к новому месту службы.

Это далеко не исчерпывающий перечень. Причины могут быть самыми разными. В соответствии с определением Второго кассационного суда общей юрисдикции от 22.06.2021 № 8-14554/2021 увольнение по состоянию здоровья также может быть признано уважительной причиной.

Но если причина не названа в ТК, компания вправе решать, насколько она уважительна. Работодатель или суд могут признать уважительными причинам переезд человека по семейным обстоятельствам или иным причинам на новое место жительства в другую местность либо необходимость оказывать помощь члену семьи – инвалиду, осуществляя уход за ним.

ТК не требует, чтобы сотрудник документально подтверждал обстоятельства, вынуждающие его уволиться одномоментно. Но работодатель, тем не менее, вправе потребовать соответствующие документы. В случае со сменой места жительства человек может предоставить билеты и договоры о перевозке имущества, найма жилого помещения или иные документы.

Сотрудник, который уходит по собственному желанию, потому что не может дальше продолжать работу, по закону вправе уволиться той датой, которую укажет в заявлении. Но при этом в нем обязательно нужно указать дополнительную причину увольнения.

К примеру: «Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переводом супруги на работу в другую местность».

То же самое касается записи в трудовой книжке, если она ведется. В частности, запись может быть сделана так: «Уволен по собственному желанию в связи с переводом супруги на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Если компания, несмотря на уважительные причины, отказывается уволить сотрудника в срок, указанный в заявлении, последний вправе обратиться за разрешением спора в комиссию по трудовым спорам или суд (ст. 348.13, 382, 391 ТК). 

Увольнение по соглашению сторон без отработки

Трудовой договор с сотрудником может быть расторгнут на основании ст. 78 ТК по соглашению сторон. При этом работник может договориться с работодателем об уменьшении срока отработки при прекращении трудовых отношений.

Если компания, в которой трудится человек, не возражает, то этот период может быть сокращен до нескольких дней. Либо сотрудник вообще может уволиться одним днем, когда подаст заявление об увольнении. Законодательство этого не запрещает. 

Заявление на увольнение без отработки

При оформлении прекращения трудового договора по соглашению сторон нужны соглашение и приказ руководителя организации. Заявление сотрудника при этом не требуется, но при желании его можно оформить (ст. 78 ТК).

В последнем случае заявление должно содержать формулировку: «Прошу уволить меня по соглашению сторон».

Для увольнения по собственному желанию требуются заявление сотрудника и приказ директора. Заявление об увольнении сотрудник заполняет в свободной форме. Он может подписать заявление, напечатанное на компьютере, или написать заявление от руки (ст. 80, 84.1 ТК).

Скачать образец заявления об увольнении по собственному желанию без отработки.

  • Ф.И.О. сотрудника и должность в учреждении;
  • должна быть выражена инициатива сотрудника уволиться. Достаточно наличия формулировки: «Прошу уволить меня по собственному желанию»;
  • должна быть указана дата увольнения. Поскольку мы говорим про увольнение без отработки, то дата составления заявления может совпадать с датой увольнения. При этом специально об отсутствии отработки в заявлении указывать не требуется;
  • должна быть проставлена собственноручная подпись сотрудника;
  • следует указать причину увольнения без отработки, например, выход на пенсию (ч. 3 ст. 80 ТК).

Если причина не указана, наниматель вправе потребовать от сотрудника отработать установленный срок или же удовлетворить его просьбу об отсутствии отработки, поскольку это допускается ч. 2 ст. 80 ТК.

Письмо об увольнении сотрудника

Специальное предложение

Образец письма об увольнении сотрудника:

[Дата составления письма]

[Имя сотрудника],

Это письмо информирует вас о том, что ваша работа в [название компании] прекращается с [дата увольнения вступает в силу].

Вы были уволены по следующим причинам:

[Перечислите фактические причины увольнения].

Это решение необратимо.

Вы получите: [Перечислите компенсацию, которую они получат, включая оплату за неиспользованный отпуск, выходное пособие, причитающуюся заработную плату и т. д.].

Ваши медицинские льготы будут [объяснение того, что произойдет с их льготами].

Вас просят вернуть [перечислите все имущество компании, подлежащее возврату].

Кроме того, имейте в виду, что вы подписали [перечислите все соглашения, которые подписал сотрудник, например, политику конфиденциальности или соглашение о ненавязывании].

Если у вас есть вопросы о подписанных вами политиках, вашей компенсации, льготах или возвращении имущества компании, свяжитесь с [контактное имя, обычно это кто-то из отдела кадров, с контактной информацией].

С уважением,

[Имя лица, занимающегося увольнением]

Письмо об увольнении сотрудника Скачать.

Загрузите это бесплатное письмо об увольнении сотрудника в формате Microsoft Word.

Загрузить письмо

Образец письма о расторжении договора:

Следующие образцы писем о расторжении являются только примерами. Поговорите со своим юрисконсультом, прежде чем отправлять образец письма о расторжении договора, чтобы он мог изменить его, чтобы он соответствовал вашей ситуации. Особенно, если вы планируете использовать образец письма об увольнении в качестве причины.

1. Письмо об увольнении работнику без причины.

29 октября 2017 г.

Г-н Питерс,

Настоящее письмо о прекращении трудовых отношений информирует вас о том, что ваше трудоустройство в Интернет-компании прекращается 29 октября 2017 г. Это решение не может быть изменено.

Сегодня вы получите последнюю зарплату за этот месяц и оплату оставшегося отпуска. После того, как вы подписали и вернули прилагаемый документ об отказе от претензий, вы получите выходное пособие в размере 25 000 долларов США.

Ваши медицинские льготы будут действовать еще 90 дней.

Вас просят вернуть ноутбук компании, карту считывания и мобильный телефон до конца дня.

Также имейте в виду, что вы подписали соглашение о конфиденциальности. Пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленной копией.

Если у вас есть вопросы о компенсации, льготах, собственности компании или подписанных вами правилах, свяжитесь с John Doe по телефону 555-0600.

Ваш,

Барри Уайт

2. Образец письма об увольнении без причины (сокращение штата).

1 октября 2020 г.

Г-н Питерс,

Настоящее письмо об увольнении информирует вас о том, что ваша работа в Pied Piper, Inc. прекращается с 29 октября 2020 г. Это решение является окончательным и не будет быть изменены.

Вы были уволены по следующим причинам:

Недавние экономические условия вызвали значительный спад продаж, что потребовало 20-процентного сокращения штата Pied Piper. К сожалению, ваша позиция является частью этого сокращения и была устранена.

Вы получите последнюю зарплату после вашего последнего рабочего дня, а также оплату оставшегося отпуска. Вы также получите выходное пособие в размере 15 000 долларов при условии, что прилагаемый документ об отказе от претензий будет подписан и возвращен.

Ваши льготы по медицинскому обслуживанию будут действовать в течение 180 дней после вступления в силу вашего прекращения.

Вас просят вернуть служебный автомобиль, ключ-карту и телефон в последний день работы.

Также имейте в виду, что вы подписали ряд соглашений, запрещающих разглашение конфиденциальной информации. Пожалуйста, просмотрите прилагаемые копии.

Если у вас есть вопросы по этому письму, свяжитесь с Джоном Смитом по телефону 555-0600.

С уважением,

Джек Баркер

3. Образец письма об увольнении по причине (явка).

29 октября 2018 г.

Г-н Питерс,

Настоящее письмо о увольнении информирует вас о том, что ваша работа в Acme Internet Inc. прекращается с 29 октября 2018 г. Это решение не подлежит отмене.

Мы решили уволить вас по следующим причинам:

29 сентября, 2018, вы отсутствовали на работе самовольно. В то время вы получили официальное письменное предупреждение о том, что ваше отсутствие нарушает политику компании.

18.10.2018 г. Вы снова отсутствовали на работе, самовольно. Тогда вам сделали второе предупреждение и сообщили, что третье дело в течение года приведет к вашему увольнению.

28.10.2018 г. вы отсутствовали на работе без отпуска в третий раз, в связи с чем вы были уволены.

К настоящему письму о увольнении прилагается ваша последняя зарплата.

Ваши медицинские льготы будут действовать в течение 60 дней.

Просим вас вернуть любое имущество компании, такое как ноутбуки, ключи и книги, до конца дня.

Также, пожалуйста, имейте в виду, что вы подписали соглашение об отказе от вымогательства. Пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленной копией.

Если у вас есть вопросы о компенсации, пособиях, собственности компании или подписанных вами правилах, свяжитесь с Джейн Доу по телефону 555-0600.

Ваш,

Фрэнсис Бэкон

4. Образец письма об увольнении из-за плохой работы.

29 октября 2021 г.

Г-н Питерс,

Настоящим письмом информируем вас о том, что ваша работа в Internet Industries Corp. прекращается с 29 октября 2021 г. Это решение необратимо.

Ваше трудоустройство было прекращено по следующим причинам:

1 июля 2021 г. вы прошли инструктаж по повышению эффективности и были проинформированы о том, что ваша работа должна будет улучшиться, если ваша работа в Internet Industries Corp. будет продолжена. 25 августа 2021 г. вы получили второе предупреждение о том, что если вы не улучшите показатели в течение 60 дней, это приведет к вашему увольнению.

Вы не достигли согласованных целевых показателей производительности. В связи с этим ваше трудоустройство было прекращено.

Вы получите последний чек за этот месяц по почте через 7 дней. Как только мы получим подписанную копию прилагаемого документа об отказе от требований, вы получите выходное пособие в размере 5000 долларов США.

Ваши медицинские льготы будут действовать в течение 35 дней.

Просим вас вернуть все имущество компании, включая ваш автомобиль, мобильный телефон и идентификационный бейдж до конца дня.

Если у вас есть вопросы о компенсации, льготах, собственности компании или подписанных вами правилах, свяжитесь с Джейн Доу по телефону 555-1212.

С уважением,

Джастин Вернон

Подробнее.

Нужны дополнительные указания? Ознакомьтесь с нашей статьей об увольнении сотрудника. У вас есть сотрудник, который перестал появляться на работе? Ознакомьтесь с нашим руководством по увольнению с работы, в котором есть шаблон письма для этой ситуации.

Если вы увольняете сотрудника, а не увольняете его, ознакомьтесь с нашим письмом об увольнении.

Кроме того, если вам нужно быстро кого-то заменить, ознакомьтесь с нашим руководством по поиску сотрудников или разместите вакансию на бесплатных сайтах объявлений о вакансиях. Вы также можете ознакомиться с нашим руководством по текучести кадров и нашим руководством по текучести кадров.

Часто задаваемые вопросы:

Как написать сотруднику письмо об увольнении?

  1. Добавьте имя сотрудника, идентификационный номер, должность и отдел.
  2. Добавьте имя менеджера или супервайзера, обрабатывающего завершение.
  3. Укажите все выходные пособия, льготы и компенсации, на которые имеет право работник.
  4. Подробности Ожидается возвращение любого сотрудника компании.
  5. Выделите любые юридические соглашения, в том числе о неразглашении, неконкуренции и т. д., которые подписал сотрудник.
  6. Попросите вашего юриста проверить письмо перед отправкой.

Вы должны вручить сотруднику письмо об увольнении?

Не существует федерального закона, который бы обязывал компанию выдавать письмо о расторжении контракта, однако многие работодатели из принципа представляют его. Поскольку большинство сотрудников в США работают по собственному желанию, отношения между работодателем и работником могут прекратиться по любой причине или вообще без причины, за исключением нарушения контракта или дискриминации по признаку расы, пола, этнической принадлежности и т. д.

Как сообщить сотруднику об увольнении?

Вы можете обсудить увольнение с работником, но лучше иметь письменное уведомление.

Каковы 5 уважительных причин для увольнения?

  1. Неправомерное поведение.
  2. Проблемы с производительностью или возможностями.
  3. Резервирование.
  4. Нарушение установленного законом ограничения.
  5. Другая обоснованная причина, например, истечение срока срочного контракта, личное столкновение, серьезно влияющее на бизнес, или значительный конфликт интересов.

Что должно быть включено в письмо о расторжении договора?

  • Дата прекращения действия.
  • Причина(ы) увольнения.
  • Объяснение их компенсации (если таковая имеется) и того, что произойдет с их пособиями.
  • Перечень возвращаемого имущества компании (при наличии).
  • Напоминание о договорах, которые подписал сотрудник (если применимо).
  • Контактные данные представителя отдела кадров.

Должен ли сотрудник подписывать письмо об увольнении?

Нет, неподписание письма о расторжении не влияет на расторжение.

Каков минимальный срок уведомления об увольнении?

Компании не обязаны уведомлять работника перед увольнением или увольнением, за исключением случаев, когда работник работает по контракту или подпадает под действие профсоюзного соглашения. В этом случае отношения между работодателем и работником регулируются условиями договора.

В соответствии с Законом об уведомлении об адаптации и переподготовке работников (WARN) работодатели, насчитывающие 100 и более сотрудников, обязаны уведомлять об этом за 60 дней в случае массового увольнения или закрытия завода.

Законы штата и местные законы могут различаться в зависимости от вашего местоположения, поэтому обязательно свяжитесь с вашим Департаментом труда, чтобы узнать больше о местных правилах и положениях.

Следует ли мне рассмотреть возможность использования формы увольнения сотрудника?

Обычно это требуется в крупных компаниях с большим отделом кадров. Они содержат основную информацию об увольнении, такую ​​как имя сотрудника, отдел, должность и дата увольнения.

Когда следует использовать письмо о расторжении договора?

  • Это требуется в соответствии с законодательством штата или местным законодательством.
  • Вы считаете, что работник не имеет права на пособие по безработице.
  • Вам нужна запись о расторжении в случае судебного процесса.
  • Работнику необходимо разъяснить увольнение.
  • Вы хотите предоставить информацию о следующих шагах сотрудника.
  • Вы хотите передать информацию о причитающихся компенсациях и пособиях.

Есть ли время, когда я не должен использовать письмо о увольнении?

Такую ситуацию трудно представить. Если у вас есть письмо об увольнении сотрудника, в котором содержится только основная информация и приводятся факты, нет никаких причин не использовать его. Наш пример письма о расторжении должен быть правильным во всех ситуациях. Если вас что-то беспокоит, не указывайте причину увольнения из шаблона электронного письма.

Как составить соглашение об увольнении?

Является ли разрядка прекращенной?

Термины «расторжение договора» и «расторжение договора» часто используются взаимозаменяемо, но значение меняется в зависимости от контракта. «Расторжение контракта» означает, что основные обязательства по контракту были выполнены работником, что означает конец отношений между работодателем и работником.

Где я могу найти больше писем для HR?

Что делать при сбое системы хронометража

Прошлой зимой несколько компаний понесли побочный ущерб в результате кибератаки на крупного поставщика программного обеспечения учета рабочего времени. Когда ваши системы хронометража скомпрометированы, как вы определяете, сколько платить своим не освобожденным сотрудникам, особенно в связи с приближением крайнего срока выплаты заработной платы?

Руководящие принципы

Чтобы правильно оплачивать сверхурочные сотрудники, вы должны знать, сколько часов они отработали. Правила Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требуют от работодателей вести и сохранять записи о «отработанных часах каждый рабочий день и общем количестве часов, отработанных каждую рабочую неделю». Как ясно из правил и инструкций Министерства труда США (DOL), не требуется какого-либо конкретного метода или формы хронометража. Как поясняет DOL, «работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему выбору. Например, они могут использовать табельные часы, иметь хронометриста, который будет отслеживать рабочее время сотрудника, или попросить своих работников записывать свое собственное время в записях. Любой план хронометража приемлем, если он полный и точный». В преддверии принятия FLSA в 1938, распространенной системой хронометража для многих работодателей были механические часы, в которые работники физически вставляли «перфокарты» для записи времени начала и окончания работы. Другие работодатели — тогда и в меньшей степени сейчас — полагаются на рукописные табели учета рабочего времени. Современные технологии позволяют сотрудникам записывать отработанное время одним щелчком мыши, нажатием большого пальца на смартфоне или другом мобильном устройстве или сканированием отпечатков пальцев, среди других комбинаций аппаратного и программного обеспечения.

Знание того, сколько часов не освобожденный от уплаты налогов сотрудник проработал в «реальном времени», имеет решающее значение с учетом федеральных законов и законов штата о сроках оплаты. Например, по правилам FLSA

Общее правило заключается в том, что компенсация за сверхурочную работу, полученная в конкретную рабочую неделю, должна быть выплачена в обычный день оплаты за период, в котором такая рабочая неделя заканчивается. Однако, когда правильный размер компенсации за сверхурочную работу не может быть определен до истечения определенного периода времени после обычного периода оплаты, требования [FLSA] будут удовлетворены, если работодатель выплатит дополнительную компенсацию за сверхурочную работу как можно скорее после обычного периода оплаты, насколько это практически возможно. Оплата не может быть отложена на срок, превышающий разумно необходимый работодателю для расчета и организации выплаты причитающейся суммы, и ни в коем случае оплата не может быть отложена после следующего дня выплаты зарплаты после того, как такой расчет может быть произведен.

Вызов

Если вы входите в число многих работодателей, использующих компьютеризированную или электронную систему хронометража, и эта система скомпрометирована, так что у вас нет свободного доступа к учету рабочего времени, вам может быть трудно правильно рассчитать заработную плату до наступления крайнего срока выплаты заработной платы.

Стратегии восстановления и соображения

Идеальным решением (и стратегией управления рисками) с юридической точки зрения является теневая или резервная система, отражающая временные данные, зафиксированные сотрудниками, и поддерживаемая независимо, в том числе с точки зрения информационной безопасности. В случае, если ваша основная система хронометража не работает, вы можете сгенерировать свою платежную ведомость из данных в резервной системе, целостность которой предположительно будет такой же надежной, как и в основной системе. Работодатели, которые полагаются на сторонние приложения для хронометража, должны спросить своих поставщиков, предлагают ли они решения для резервного копирования данных, которые не связаны с их основными системами в целях уязвимости (и, в более широком смысле, для получения подробной информации о планах поставщиков по смягчению последствий стихийных бедствий).

При отсутствии скрытой системы хронометража работодателю остается найти другой источник для «воссоздания» отработанных часов, часто в короткие сроки. При определении и выборе среди альтернативных источников этих данных работодатели должны помнить о потенциальных проблемах со стороны сотрудников или их сторонников. Одно из решений, если это возможно с административной точки зрения, состоит в том, чтобы попросить сотрудников вручную повторно записывать свои фактически отработанные часы с подтверждением того, что их записи полны и точны, насколько они помнят. Если некоторые сотрудники работают по фиксированному графику, вы можете с высокой степенью точности предсказать, сколько часов они отработали. Могут существовать и другие надежные источники данных, которые могут подтвердить или подтвердить другие оценки отработанных часов, включая записи о доступе в офис/объекты, записи о входе/выходе из системы и видеозаписи. У менеджеров и супервайзеров могут быть неподтвержденные данные о часах, отработанных их командами. Работодатель может комбинировать два или более из этих подходов и/или точек данных, чтобы воссоздать учет рабочего времени (или, по крайней мере, прийти к разумному приближению количества отработанных часов).

Как правило, любой процесс, который не включает проверку сотрудников, будет более подвержен проблемам. Работодателям, которые оценивают количество отработанных часов, рекомендуется включить методологию, позволяющую сотрудникам проверять оценки, выдвигать любые возражения, иным образом выявлять любые расхождения между их оценками и фактическими отработанными часами, а также иметь процесс для устранения любых разногласия.

Часто проблема воссоздания записей времени связана с синхронизацией. Отключение системы за десять дней до крайнего срока выплаты заработной платы раз в две недели или раз в полгода может вызывать меньшую тревогу, чем сбой за день или два до крайнего срока, в зависимости от характера компрометации и вероятности — и графика — восстановление. Учитывая это, работодатель должен запланировать встречу со своим поставщиком платежных ведомостей (или внутренней группой по обработке заработной платы) сразу после того, как узнает о компрометации системы, и получить гарантии как в отношении возможности, так и сроков восстановления данных. Тем временем работодатель должен оценить свою способность воссоздавать учет рабочего времени за прошедшие дни и убедиться, что у него есть альтернативная система, позволяющая сотрудникам вести учет своего рабочего времени в будущем (9).0260 напр. , электронное письмо своим менеджерам в конце каждого дня с указанием времени начала, времени окончания, периодов приема пищи и общего количества отработанных часов и минут).

Другие решения с различной степенью риска

Вы можете спросить, разумно ли полагаться на исторические записи времени для оценки количества отработанных часов в более поздний период времени. Например, если сотрудник работал в среднем 45 часов в неделю за последний год, можете ли вы предположить, что он, вероятно, отработал столько же часов в течение недели (недель), на которую повлиял сбой системы учета рабочего времени? Вы могли бы, но вы могли бы ошибаться. Если вы рассматриваете подход «прошлое как прецедент» ( напр. в качестве еще одной точки данных, подтверждающей другие показатели отработанного времени), вы должны убедиться, что ваши репрезентативные периоды соответствуют требованиям. Например, если ваша система не работает во время сезонного или иного периода занятости затронутых сотрудников, использование скользящего среднего, включающего незанятые рабочие недели, может не дать надежных результатов. С другой стороны, рассмотрение одних и тех же рабочих недель в предыдущие годы вряд ли даст достаточно значительное количество точек данных для целей сравнения, особенно для сотрудников, которые не работали в компании много лет.

Как насчет того, чтобы добавить дополнительную сумму денег в зарплату каждого пострадавшего сотрудника в качестве «защиты» от недоплаты? Это — в сочетании с честным объяснением обстоятельств — вполне может купить вам расположение сотрудников. Но чтобы уменьшить риск судебных исков, это должно быть сделано особым образом. Например, простое добавление единовременной постатейной выплаты к зарплате работника может иметь непреднамеренный эффект увеличения «обычной ставки заработной платы» работника (и, следовательно, ставки сверхурочной работы) за рабочую неделю без смягчения потенциальной недоплаты оплаты сверхурочных. .

Правила FLSA строго ограничивают виды платежей, которые могут использоваться в качестве кредита для компенсации ответственности за сверхурочную работу. С другой стороны, ничто не запрещает работодателю платить за час сверхурочной работы более высокую сумму, чем требует закон (ЗФД гласит, что каждый час сверхурочной работы должен оплачиваться по «ставке 90 260, не менее 90 261, чем полуторакратная обычная оценивать»). Таким образом, вместо того, чтобы просто платить «бонус» или другой разовый платеж для снижения риска, более стратегическим подходом является выплата суммы, специально обозначенной как «оплата за сверхурочную работу». В худшем случае (при условии, что его оценки отработанных часов в некоторой степени точны) работодатель просто будет платить больше за каждый час сверхурочной работы, в отличие от подхода «двойных хлопот», когда оба недоплачивают за сверхурочную работу 9.0260 и , увеличивающие обычную ставку оплаты и, следовательно, стоимость каждого сверхурочного часа.

Защищают ли нас наши контракты с поставщиками?

К сожалению, использование стороннего программного обеспечения для учета рабочего времени или управления платежной ведомостью не защитит вас от судебных исков сотрудников за несвоевременную выплату или недоплату заработной платы. Как правило, работодатель является лицом, несущим ответственность за соблюдение законов о заработной плате и рабочем времени. Кроме того, большинство сторонних поставщиков кадровых решений специально отказываются от совместной работы или отношений совместной работы с сотрудниками своих клиентов. Даже если поставщик считается совместным или соработником затронутых работников, и вы, и ваш поставщик, вероятно, будете нести солидарную ответственность в соответствии с законами о заработной плате и рабочем времени, что, по сути, означает, что любая компания может быть привлечена к ответственности и признана виновной. на всю сумму ущерба. (Хотя в прошлом году Министерство труда США полностью отозвало свое совместное правило о работодателях, любое новое правило, скорее всего, будет включать этот принцип в прежние 29С.Ф.Р. § 791.2(e)(1), что «[f]или каждую рабочую неделю, когда лицо является совместным работодателем работника, этот совместный работодатель несет солидарную ответственность с работодателем и любыми другими совместными работодателями за соблюдение всех применимых положения [FLSA], включая положения о сверхурочной работе, за все часы, отработанные работником в течение этой рабочей недели». )

Коммуникация имеет ключевое значение

Как и в случае многих других проблем на рабочем месте, раннее и открытое общение с пострадавшими сотрудниками — в сочетании с регулярными обновлениями о состоянии усилий по устранению — может иметь большое значение для создания и поддержания доверия и предотвращения судебных исков и внимания третьих лиц. Работодатели должны назначить контактное лицо или команду, чтобы отвечать на вопросы сотрудников и отвечать в режиме реального времени. Заверение сотрудников в том, что им будут платить по графику, несмотря на компрометацию системы — независимо от того, как работодатель воссоздает отработанное время — должно помочь смягчить то, что, вероятно, является главной проблемой в умах большинства работников, особенно для тех, кто полагается на предсказуемую ведомость заработной платы выполнять свои финансовые обязательства.

Группа

Proskauer’s Wage and Hour Group состоит из опытных юристов, которые регулярно консультируют ведущие мировые компании, чтобы помочь им избежать, свести к минимуму и управлять рисками, связанными с заработной платой и рабочим временем.