Содержание
Новая форма трудовой книжки — как заполнять, правила ведения и хранения
Боитесь ошибиться при найме сотрудников?
Бесплатно создадим все документы и приказы.
Оформить бесплатно
На кого заводят бумажные трудовые книжки
С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.
Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде. Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.
Изменения в правилах ведения и хранения
Новые правила утвердили Приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. Бланк трудовой нужно применять прежний, а заполнять уже по-новому. Правила действуют с сентября 2021 года.
В них уточнили, что можно вписывать сведения о дистанционной работе. Для этого дистанционщик должен передать работодателю трудовую книжку, например, отправить заказным письмом с уведомлением.
Установили срок выдачи бумажной трудовой работнику, который написал заявление о переходе на электронный формат сведений о работе. Книжку нужно отдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал такое заявление, а менее чем через 3 рабочих дня он увольняется, трудовую выдают не позднее дня увольнения.
Добавили особенности заполнения трудовой при внешнем совместительстве:
- Запись по-прежнему вносят по основному месту работы по желанию работника. Нужен только подтверждающий документ — оригинал или заверенная копия кадрового приказа, справка от работодателя.
- Запись можно сделать у работодателя по совместительству, если сотрудник в этот момент не работает по основному месту.
- Записи могут идти в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приёме и об увольнении.
- Запись можно сделать, даже если работа по совместительству была ещё до трудоустройства по основному месту.
Поменяли правила записи при увольнении в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю. Теперь нужно ещё указывать наименование организации или ИП, куда переводится работник.
Как заполнять трудовую книжку по новым правилам
Раньше трудовую заполняли только ручкой. С 1 сентября это можно сделать любым способом:
- вручную световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
- техническими средствами путём переноса красителей — то есть напечатать на принтере или аналогичных устройствах;
- оттиском штампа или печати с готовым текстом.
Все эти варианты можно комбинировать.
Как заполнить трудовую, если он отказывается от бумажного варианта и подаёт заявление о переходе на электронный формат:
- Графа 1 — порядковый номер новой записи.
- Графа 2 — дата выдачи на руки бумажной трудовой.
- Графа 3 — запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4 — заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.
Образец заполнения при переходе на ЭТК
Как заполнить трудовую книжку, если временный перевод внутри организации становится постоянным:
- Графа 1 — номер записи.
- Графа 2 — дата, когда работник приступил к обязанностям в связи с временным переводом.
- Графа 3 — наименование структурного подразделения организации, должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.
- Графа 4 — дата и номер приказов (распоряжений), по которым работника перевели временно, а затем постоянно.
Образец заполнения при временном переводе, ставшим постоянным
При увольнении работника записи о приёме, переводах и увольнении заверяют подписью работодателя или ответственного за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть. По старым правилам работника нужно было ознакомить с каждой записью под роспись.
Изменили формулировку записи при переименовании организации. Раньше она выглядела как «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Теперь немного по-другому:
- Графа 3 — (Старое наименование организации, дата переименования) переименована (новое наименование организации).
- Графа 4 — приказ или другое решение о переименовании, его дата и номер.
Образец заполнения при переименовании организации
Новые книги учёта трудовых книжек и вкладышей
С 1 сентября 2021 года отменили две обязательные для работодателей формы Минтруда:
- книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей;
- приходно-расходную книгу по учёту чистых бланков.
Учёт трудовых книжек и вкладышей вести по-прежнему нужно, но теперь можно использовать самостоятельно разработанные формы. Больше не нужно скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Книги или журналы учёта должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью работодателя. Печать ставят при её наличии.
Уже начатые старые формы книги учёта можно вести, пока они не закончатся.
Что изменится в бланке трудовой книжки и вкладыша с 2023 года
Новая форма трудовой книжки будет действовать с 1 января 2023 г. до 1 сентября 2027 г.
Чем отличается от прежней формы:
- На титульный лист добавили уточнение, что отчество вписывают при наличиии. То же самое с печатью работодателя — ставят, только если она есть.
- В разделе «Сведения о работе» теперь 14 разворотов, а в «Сведениях о награждениях» — 7. В прежней форме в каждом было по 10.
- В графе 3 «Сведений о работе» добавили, что нужно ссылаться ещё и на часть, а не только на статью и пункт закона.
В форме вкладыша к трудовой книжке те же изменения — уточнили, что отчество и печать нужны, если они есть, в разделах поменяли количество разворотов.
Как проверить бланк трудовой книжки
Какие существуют бланки трудовых книжек? Куда направить запрос, чтобы уточнить, не подделан ли документ? На что обратить внимание при приеме работника на работу? Кто и как должен приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них? Как прописать в ЛНА, что трудовая книжка выдается работнику безвозмездно?
В редакцию приходят многочисленные вопросы о бланках трудовых книжек. Кадровики жалуются, что при оформлении на работу новые сотрудники предъявляют трудовые книжки старых образцов, заведенные значительно позднее даты выпуска. Например, когда книжка образца 2003 года выдана в 2016 году. Как проверить, не поддельная ли она и на что стоит обратить внимание?
Какие существуют бланки трудовых книжек?
Действительно, для разных лет выпуска характерны различные бланки трудовых книжек.
Чтобы разобраться, совершим небольшой экскурс в историю.
В нашей стране трудовые книжки впервые появились, когда 25.06.1919 ВЦИК издал «Декрет о введении трудовых книжек в городах Петрограде и Москве». Но в 1923 г. их упразднили, заменив удостоверениями личности. А с 1926 г. стали выдаваться так называемые трудовые списки.
Наконец, постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 была утверждена единая для всех рабочих и служащих трудовая книжка, введенная в действие с 15.01.1939 (далее – трудовая книжка образца 1938 года1). Вкладыш же в трудовую книжку был утвержден постановлением Экономического Совета при СНК СССР от 28.05.1940 № 733.
Следующие по порядку образцы трудовой книжки и вкладыша к ней были утверждены постановлением Совмина СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 и введены в действие с 01.01.1975 (далее – трудовая книжка образца 1973 года).
Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 № 310 (далее – Постановление Совмина СССР № 310) были утверждены формы трудовой книжки колхозника и вкладыша к ней, которые были введены в действие с 01.
01.1977 (далее – трудовая книжка колхозника).
На текущий момент для вновь принятых работников и в других необходимых случаях используются бланки трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – постановление Правительства РФ № 225)2 и вступили в силу с 01.01.2004 (далее – трудовая книжка образца 2003 года). При этом трудовые книжки ранее установленных образцов обладают одинаковой с ними силой и обмену на новые не подлежат (п. 2 постановления Правительства РФ № 225).
В соответствии с утвержденной формой образца 2003 года на обложке изображен герб Российской Федерации и имеется надпись, отражающая наименование документа – «ТРУДОВАЯ КНИЖКА».
Сейчас при изготовлении бланков используются современные полиграфические технологии, спецоборудование. Так, создана специальная бумага с химзащитой (от вытравливания и для идентификации подлинности) и эксклюзивным двухтоновым водяным знаком «ТК» (виден на просвет).
Применяется особый способ печати с плавными переходами цвета – ирисовая печать. Из скрытых средств защиты можно выделить светящуюся в ультрафиолете надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» и вживленные микроволоски.
Трудовая книжка сшита специальным швом, что исключает возможность замены листов. Она содержит 44 страницы.
Первые образцы трудовых книжек в обложке из кожзама темно-фиолетового цвета были самые незащищенные: в них не ставились серия, номер, отсутствовали используемые сейчас способы защиты, в т.ч. водяные знаки. Однако и встретить вам их при приеме на работу новых сотрудников вряд ли придется. А вот трудовые книжки образца 1973 года встречаются еще достаточно часто. Приведем перечень серий трудовых книжек и вкладышей в них, соответствующих различным годам выпуска, начиная с 1974 года, чтобы можно было проверить имеющиеся или предъявляемые трудовые книжки на предмет их подлинности (Таблицы 1 и 2).
Таблица 1. Выпуски трудовых книжек и их серии
Таблица 2. Выпуски вкладышей в трудовые книжки и их серии
Если выявите очевидные несоответствия между выпуском и датой начала ее ведения (например, если трудовая книжка согласно данным титульного листа заведена в 2016 году, а оформлена на бланке образца 1973 года), лучше направьте запрос в территориальный орган Пенсионного фонда РФ для уточнения обстоятельств.
Если же вам в руки попадет трудовая книжка колхозника, а ваша организация – не колхоз (в прямом смысле!), то принять такую трудовую книжку от работника вы не можете, заводите ему новую. Ведь из упомянутого выше Постановления Совмина СССР № 310 следует, что такие трудовые книжки вправе вести только колхозы (со всеми их особенностями). А работнику посоветуйте хранить эту книжку как зеницу ока – иначе могут быть в последующем проблемы с назначением пенсии. В организации лучше оставить копию этой книжки (естественно, при условии оформления надлежащим образом согласия на это работника, поскольку трудовая книжка колхозника содержит его персональные данные).
Кто и как должен приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них?
Согласно п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 (далее – Правила)3, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Именно работодатель должен приобретать бланки. А не сами работники, которые норовят купить бланки трудовых книжек в киосках и т.п. местах. В последнем случае работники сильно рискуют, т.к. могут нарваться на поддельные бланки и в дальнейшем уже объясняться по этому поводу под угрозой увольнения, не говоря уже о трудностях с подтверждением стажа.
Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил, п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н, далее – Порядок). В соответствии с п. 2 Порядка изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение «Гознак» Минфина России (строго говоря, «Гознак» печатает трудовые книжки уже с 1974 г.). Поэтому купить трудовые книжки (или вкладыши в них) вы можете как непосредственно у Объединения «Гознак», так и у его законных распространителей.
В частности, перечень таких официальных распространителей можно найти на сайте «Гознака»4.
Обратите также внимание на определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416, где указано, что иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может квалифицироваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.
При этом п. 47 Правил предписывает при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимать с него плату, размер которой определяется суммой расходов на приобретение. Вновь принятый работник должен оплатить саму трудовую книжку, а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе», заплатить за вкладыш в трудовую книжку.
Произвести оплату работник может в любой удобной форме. Может внести соответствующую сумму в кассу работодателя либо перечислить ее на счет организации в безналичном порядке. Однако практика показывает, что наиболее оптимальным и для работника, и для работодателя будет вычесть стоимость книжки из заработной платы на основании заявления сотрудника (Пример 1).
Пример 1. Заявление об удержании из зарплаты стоимости бланка трудовой книжки
Некоторые эксперты говорят о невозможности удержания стоимости книжки из заработка сотрудника и ссылаются на норму ч. 2 ст. 137 ТК РФ, где приведен исчерпывающий перечень оснований для удержаний из зарплаты работника и про стоимость выданной ему трудовой книжки или вкладыша в нее ничего не сказано.
На наш взгляд, погашение работником долга по оплате бланка трудовой книжки или вкладыша в нее за счет подлежащей выплате зарплаты не следует квалифицировать как удержание из заработной платы в смысле ст. 137 ТК РФ, а надо рассматривать в качестве волеизъявления работника по поводу распоряжения подлежащей выплате ему заработной платой. Данная точка зрения разделяется и в одном из ответов на сайте Роструда5. Косвенным подтверждением справедливости такого подхода служит также письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1, в котором даны сходные разъяснения о возможности погашения кредита за счет зарплаты сотрудника по его заявлению.
Соответственно, без такого заявления работника вычесть стоимость бланка из его заработка по решению работодателя нельзя!
Одновременно работодатель вправе выдавать трудовые книжки и вкладыши в них безвозмездно. Для этого необходимо закрепить соответствующее положение в локальном нормативном акте организации, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка (см. «!» в Примере 2). Если такое решение будет принято, предупредите бухгалтерию о налоговых последствиях (в частности, при общей системе расходы на покупку в последующем безвозмездно переданных работнику бланков нельзя будет принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ), за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно6).
Пример 2. Фрагмент ПВТР, содержащий положение о безвозмездной передаче работнику трудовой книжки
Плата ни при каких обстоятельствах не взимается в случае массовой утраты трудовых книжек (вкладышей в них) или их неправильного первичного заполнения или порчи трудовой книжки (вкладыша) не по вине работника.
Как обеспечить синхронизацию формы и книги
Microsoft формы
Формат
Формат
Как обеспечить синхронизацию формы и книги
Microsoft Forms Больше… Меньше
Если у вас возникли проблемы с синхронизацией данных Microsoft Forms и Excel, есть несколько способов избежать этих ошибок.
Что случилось?
Произошла ошибка в вашей книге Excel. Восстановите книгу, открыв ее в настольной версии Excel. Чтобы получить полный набор самых последних ответов, синхронизируйте данные с новой книгой.
Как этого избежать?
Чтобы у вас всегда был самый полный набор ответов, откройте книгу в настольной версии Excel. Узнайте больше о том, как восстановить поврежденную книгу и открыть ссылки на файлы непосредственно в приложениях Office. Вы также можете узнать о различиях между использованием книги в браузере и в Excel.
Что случилось?
Произошла ошибка в вашей книге Excel. Книга слишком велика для открытия в Excel Online, поэтому данные не могут быть синхронизированы с текущей книгой. Чтобы получить полный набор самых последних ответов, синхронизируйте данные с новой книгой.
Как этого избежать?
Меньший размер файла с меньшей вероятностью вызовет ошибку синхронизации данных. Узнайте больше об ограничениях размера файлов для книг в SharePoint Online и о том, как уменьшить размер файла книги.
Что случилось?
Произошла ошибка в вашей книге Excel. Книга заблокирована или извлечена, поэтому данные не могут быть синхронизированы с текущей книгой. Чтобы получить полный набор самых последних ответов, синхронизируйте данные с новой книгой.
Как этого избежать?
Если вы совместно работаете над формой, хранящейся в OneDrive для бизнеса или SharePoint, убедитесь, что кто-то еще из вашей организации не заблокировал файл и не извлек его.
Узнайте больше о файлах Excel, заблокированных для редактирования другим пользователем.
Что случилось?
Произошла ошибка в вашей книге Excel. Если вы добавили таблицу в книгу после последней синхронизации, это может быть причиной того, что она не синхронизируется в настоящее время. Чтобы получать самые свежие ответы, удалите вручную добавленную таблицу и повторите попытку синхронизации или синхронизируйте данные с новой книгой. Обратите внимание, что новая синхронизация не будет включать таблицы, которые вы вручную добавили в предыдущую книгу. Чтобы получить полный набор самых последних ответов, синхронизируйте данные с новой книгой.
Как этого избежать?
Если вы ранее экспортировали результаты формы в рабочую книгу Excel, эта рабочая книга должна оставаться синхронизированной с формой, если только вы не внесете в нее изменения вручную.
Например, если вы добавите собственную таблицу в книгу или формулу в ячейку, Forms не распознает новое содержимое и выдаст ошибку синхронизации. Не добавляйте дополнительное содержимое в книгу Excel, чтобы обеспечить синхронизацию данных с формой.
Что случилось?
Произошла ошибка в вашей книге Excel. Текущую книгу нельзя открыть в Excel Online из-за политики вашей компании, поэтому данные не могут быть синхронизированы с книгой. Чтобы получить полный набор самых последних ответов, синхронизируйте данные с новой книгой.
Как этого избежать?
Политика вашей компании может запрещать вам открывать текущую рабочую книгу, с которой вы ранее синхронизировались. Узнайте у своего ИТ-администратора, есть ли у вас доступ к форме и книге, и узнайте больше о файлах с ограниченными разрешениями.
См. также
Устранение неполадок при экспорте данных формы в Excel
Книги Microsoft Forms и Excel
Как получить недостающие данные в формах
Часто задаваемые вопросы о Microsoft Forms
Начните работу с Microsoft Forms
Заполненная рабочая тетрадь
: Заполните и подпишите онлайн Заполненная рабочая тетрадь
: Заполните и подпишите онлайн | докхаб
org/BreadcrumbList»>Получить форму
4 из 5
31 голос
Отзывы DocHub
44 отзыва
Отзывы DocHub
23 оценки
15 005
10 000 000+
303
100 000+ пользователей
Вот как это работает
01. Редактируйте форму онлайн
Введите текст, добавьте изображения, затемните конфиденциальные данные, добавьте комментарии, выделение и многое другое.
02. Подпишите в несколько кликов
Нарисуйте свою подпись, введите ее, загрузите изображение или используйте мобильное устройство в качестве панели для подписи.
03. Поделитесь своей формой с другими
Отправьте ее по электронной почте, по ссылке или по факсу. Вы также можете скачать его, экспортировать или распечатать.
Самый простой способ редактировать заполненную форму рабочей тетради в формате PDF онлайн
9.5
Простота настройки
Рейтинги пользователей DocHub на G2
9.0
Простота использования
Рейтинги пользователей DocHub на G2
Настройка документов с помощью нашего всеобъемлющего и интуитивно понятного PDF редактор простой. Выполните следующие действия, чтобы легко и быстро заполнить онлайн-форму рабочей тетради для общения:
- Войдите в свою учетную запись . Войдите в систему, указав свой адрес электронной почты и пароль, или зарегистрируйте бесплатную учетную запись, чтобы попробовать продукт, прежде чем выбрать подписку.
