Книга учета движения трудовых книжек образец заполнения: Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Содержание

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при согласии работника на пересылку ее почтой

Назад

  • КАДРОВЫЕ НОВОСТИ

    4

  • АКТУАЛЬНЫЙ КОММЕНТАРИЙ

  • Трудоустройство работников, получивших инвалидность вследствие нарушения слуха

    6

  • ЭКСПРЕСС-КОНСУЛЬТАЦИЯ

  • Экспресс-консультация сэкономит ваше время на поиск правильного решения!

    9

  • ВОПРОС-ОТВЕТ

    10

  • Трудовые отношения с лицом, обязанным возмещать расходы по содержанию ребенка

    10

  • Рабочий год для работников-инвалидов

    11

  • Увольнение за нецензурную брань

    12

  • Деление трудового отпуска на части

    13

  • Внесение записей в трудовую книжку иностранных граждан

    13

  • Справка о прохождении флюорографии при приеме на работу

    14

  • ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗАЩИТА

  • Ошибки нанимателя, дающие основания работнику обратиться в суд

    15

  • КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

  • Кадры: факсимиле, должностная инструкция

    20

  • ПОЛЕЗНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

  • Образец приказа о приеме на работу по совместительству с установлением предварительного испытания

    21

  • Образец приказа о приеме на работу работника на время выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, с установлением предварительного испытания

    22

  • Образец заполнения описи вложения в почтовое отправление по форме 107

    22

  • Образец приказа об увольнении работника, признанного не выдержавшим предварительного испытания

    23

  • Образец резолюции руководителя организации, содержащейся в заявлении работника об увольнении и выражающей согласие на увольнение работника по соглашению сторон

    23

  • Образец приказа об увольнении основного работника по соглашению сторон

    24

  • Образец записи, вносимой в трудовую книжку работника при увольнении по соглашению сторон

    25

  • Образец записи, вносимой в личную карточку работника при увольнении по соглашению сторон

    25

  • Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    26

  • Образец письма нанимателя о необходимости получения трудовой книжки

    27

  • Образец письма нанимателя об уведомлении работника о его увольнении и необходимости получения трудовой книжки

    27

  • Образец резолюции руководителя организации, содержащей распоряжение о пересылке трудовой книжки бывшему работнику почтой

    28

  • Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при согласии работника на пересылку ее почтой

    28

  • Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при уничтожении невостребованной трудовой книжки работника

    28

  • ШПАРГАЛКА ПРАВИЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ

  • Наиболее распространенные условия для отказа в приеме на работу, предусмотренные действующим законодательством

    29

  • ПОЛЕЗНАЯ ПРАКТИКА

  • Организационная структура в вопросах и ответах для специалиста по кадрам

    33

  • Трудовые отношения с условием предварительного испытания

    37

  • АЛГОРИТМЫ КАДРОВЫХ ДЕЙСТВИЙ

  • Оформляем увольнение основного работника без выхода его на работу (по соглашению сторон)

    40

  • Трудовая книжка: каков порядок действий, если работник отсутствует в день увольнения

    45

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

Содержание статьи

  • 1 Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
    • 1. 1 Требования, предъявляемые к книге учета
  • 2 Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию;
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании;
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней;
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику;
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

бухгалтерская книга Тони Белл pdf: Заполнить и подписать онлайн

бухгалтерская книга Тони Белл pdf: Заполнить и подписать онлайн | докхаб

    org/BreadcrumbList»>

  • Дом
  • Бухгалтерская книга ком

Получить форму

4.4 из 5

58 голосов

DocHub Отзывы

44 отзыва

DocHub Отзывы

23 оценки

15 005

10 000 000+

303

100 000+ пользователей

Вот как это работает

01. Редактируйте свою бухгалтерскую книгу онлайн

Введите текст, добавьте изображения, затемните конфиденциальные данные, добавьте комментарии, выделение и многое другое.

02. Подпишите в несколько кликов

Нарисуйте свою подпись, введите ее, загрузите изображение или используйте мобильное устройство в качестве панели для подписи.

03. Поделитесь своей формой с другими

Отправьте книгу финансового учета по электронной почте, по ссылке или факсу. Вы также можете скачать его, экспортировать или распечатать.

Как изменить accountworkbook com онлайн

9.5

Простота настройки

Пользовательские рейтинги DocHub на G2

9.0

Простота использования

Пользовательские рейтинги DocHub на G2

С помощью DocHub внесение изменений в документацию занимает всего несколько простых щелчков. Выполните следующие быстрые шаги, чтобы бесплатно изменить бухгалтерскую книгу в формате PDF:

  1. Зарегистрируйтесь и войдите в свою учетную запись. Войдите в редактор, используя свои учетные данные, или нажмите Создать бесплатную учетную запись , чтобы протестировать функции инструмента.
  2. Добавить бухгалтерскую книгу com для редактирования . Щелкните параметр Новый документ выше, затем перетащите файл в область загрузки, импортируйте его из облака или по ссылке.
  3. Измените документ . Внесите необходимые изменения: добавьте текст и изображения в свою бухгалтерскую книгу, выделите важные детали, сотрите части содержимого и замените их новыми, а также вставьте символы, галочки и поля для заполнения.
  4. Завершить редактирование шаблона . Сохраните измененный документ на своем устройстве, экспортируйте его в облако, распечатайте прямо из редактора или поделитесь им со всеми вовлеченными сторонами.

Наш редактор интуитивно понятен и эффективен. Попробуй это сейчас!

будьте готовы получить больше

Заполните эту форму за 5 минут или меньше

Получить форму

бухгалтерская рабочая тетрадь com

бухгалтерская рабочая тетрадь для студентов
рабочая тетрадь по финансовому учету с ответами
бухгалтерские тетради с ответами
финансовый учет я
финансовый учет 1
введение в бухгалтерский учет и финансы
учебники по финансовому учету

Связанные формы

будьте готовы получить больше

Заполните эту форму за 5 минут или меньше

Получить форму

бухгалтерская книга

Попробуйте другие инструменты PDF

© 2022 ООО «ДокХаб»

Учет кассовых операций | Wolters Kluwer

В приведенном выше примере, если кассовый счет главной книги не показывает сальдо в размере 3 851,26 долларов США, вы должны отследить причину разницы.

Если ваша банковская выверка не соответствует балансу, вам необходимо найти ошибку или ошибки. Возможные причины ошибки банковского баланса включают в себя:

  • Общее количество непогашенных чеков добавлено неправильно. Дважды проверьте добавление общей суммы непогашенных чеков.
  • Неверно добавлено общее количество депозитов в пути. Дважды проверьте добавление депозитов в пути.
  • Баланс банка транспонирован. Вы начали с правильной суммы в верхней части выверки? Дважды проверьте, сравнив его с балансом на конец месяца в выписке по счету.
  • Неспособность зарегистрировать все элементы клиринговой выписки по счету. Внимательно посмотрите на свою банковскую выписку. Есть ли какие-либо статьи, такие как различные банковские сборы или автоматические депозиты или снятие средств, которые не были зарегистрированы в ваших бухгалтерских книгах?
  • Журналы добавлены неправильно. Дважды проверьте добавление денежных поступлений и денежных выплат.
  • Не удалось зарегистрировать чек или депозит. Вы регистрировали все чеки и депозиты в своих журналах? Это должно было быть очевидно, когда вы готовили списки депозитов в пути и непогашенных чеков.
  • Неправильно записана сумма. Сравните каждую позицию в банковской выписке с записью в журнале для этой позиции. Вы ввели правильную сумму?

Ведение журнала выплат наличных

В журнале выплат наличных средств вы записываете операции по выплате наличных (или чеков). Это также может быть журнал покупок или журнал расходов.

Несмотря на то, что вы можете, если вы достаточно много искали, найти печатные журналы выплат наличных, мы настоятельно рекомендуем хранить этот журнал на своем компьютере или в облаке, как вы это делаете с большинством своих финансовых журналов. Ваше бухгалтерское программное обеспечение, вероятно, будет включать в себя некоторые типы журналов расходов и покупок, настраиваемых в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Использование учета по методу начисления и журналов расходования денежных средств

Если вы используете учет по методу начисления, как мы рекомендуем, вы будете фиксировать расходы в журнале расходования денежных средств в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.

Пример учета по методу начисления

Вы владелец универсального магазина. Вы покупаете у своего основного поставщика за счет товаров на общую сумму 7800 долларов США. Большая часть покупки приходится на инвентарь для перепродажи, но также включены канцелярские товары на сумму 100 долларов. Сделайте следующую запись в журнале покупок:

В следующем месяце, после получения выписки от вашего поставщика, вы выписываете чек для оплаты своего счета. Сделайте следующую запись в журнале покупок:

Примеры журнала выплат наличными

Если вы являетесь розничным магазином, ваши записи в журнале могут выглядеть примерно так:

(Примечание. Все суммы в долларах округлены до ближайший доллар.)

  • 2 февраля вы оплатили счет за электричество в размере 177 долларов.
  • Также 2 февраля вы купили товарный инвентарь на счете у Ash Wholesale по цене 9 долларов США., 500.
  • 5 февраля вы потратили 82 доллара на заправочной станции Аткинса, чтобы заправить свои транспортные средства бензином. Вы списываете все это со счета, который вы ведете в Atkins.
  • 8 февраля вы выписываете чек на 9500 долларов в счет оплаты счета, полученного от Эша.
  • 10 февраля вы выписываете чек на 82 доллара в сервисную станцию ​​Atkins, чтобы рассчитаться там со своим счетом.
  • По завершении этой страницы журнала вы должны заполнить все семь столбцов суммы. Поскольку вы используете систему учета с двойной записью, вы можете увидеть, все ли записи были записаны правильно. Проверьте, равна ли сумма дебетов сумме кредитов. Всего дебетов: 0 + 9,582 + 9500 + 82 + 177 = 19 341. Всего кредитов: 9 759 + 9 582 = 19 341.

Если сумма столбцов дебета не равна сумме столбцов кредита, у вас есть проблема, которую вы должны отследить немедленно. Возможно, вы ввели одну из сумм не в тот столбец. Возможно, вы просто неправильно добавили при подсчете итогов. Обычно легко определить ошибку, потому что дебет должен равняться кредиту для каждой транзакции.

В вашем журнале покупок может быть намного больше столбцов, чем в этом образце, потому что у вас, вероятно, будет больше классификаций расходов.

Поддержание мелкой денежной наличности и работа с дебиторской задолженностью

Почти все предприятия нуждаются в наличных деньгах для оплаты мелких, различных расходов. Самый простой способ сохранить эти деньги — использовать мелкий денежный фонд, если только у вашего бизнеса нет наличных денег от ежедневных транзакций.

Если вы используете наличные деньги из дневных квитанций для небольших расходов, обязательно точно записывайте все наличные, взятые из кассы, и подготовьте кассовый лист в конце дня, чтобы контролировать наличные деньги, выплаченные из кассы.

Этапы создания фонда мелкой наличности

  1. Создайте фонд мелкой наличности, выписав чек в «Мелкую кассу». Обналичить чек.
  2. Физически поместите наличные деньги в ящик для мелкой наличности или ящик для мелкой наличности.
  3. Когда вы оплачиваете расходы из мелкой наличности, ведите подробный список всех расходов.
  4. Когда деньги почти закончатся, сложите расходы в подробном списке.
  5. Выпишите еще один чек в «Мелкую кассу» на общую сумму расходов. Этот чек должен пополнить фонд до первоначального баланса.

Как использовать фонд мелкой наличности

Предположим, вы решили создать фонд мелкой наличности для оплаты небольших расходов, которые вы не оплачиваете чеком или дебетовой картой. Вы чувствуете, что необходим мелкий наличный фонд в размере 100 долларов, поэтому вы выписываете чек на 100 долларов, подлежащий оплате «Мелкой наличности». Вы физически кладете 100 долларов в мелкую кассу. Сделайте следующую запись в журнале расходования денежных средств:

     Дебетовая      Кредит
Мелкая наличность      100
Наличные 100

Две недели спустя вы проверяете кассу для мелких сумм и обнаруживаете, что осталось 25 долларов. Вы добавляете элементы, перечисленные в списке расходов, и с радостью обнаруживаете, что в сумме они составляют 75 долларов (25 + 75 = 100). Вы выписываете чек на сумму 75 долларов, подлежащий оплате в «Петти Кэш». Денежные средства помещаются в кассу мелкой кассы. Это пополняет фонд обратно до 100 долларов. Используя список мелких денежных расходов в качестве исходного документа, сделайте в журнале расхода денежных средств следующую запись:

     Дебет      Кредит
Товары для офиса      13. 20
Авто расходы      39,00
Разное труд      15.00
Разное расходы        7,80
Денежные средства      75,00

Ящик для мелких денег или ящик должен быть заперт, когда он не используется. Только один человек должен иметь доступ к мелкой наличности, чтобы один человек нес за нее ответственность.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (часто сокращенно A/R) — это просто неоплаченные счета клиентов и любые другие деньги, которые ваши клиенты должны вам. Сумма всех дебиторских задолженностей ваших клиентов указана в качестве текущих активов в вашем балансе.

Ваша бухгалтерская программа должна автоматически вести учет дебиторской задолженности для каждого клиента. Бухгалтерская книга дебиторской задолженности, которая также может использоваться как выписка по клиенту, служит записью расходов и платежей каждого клиента.

Ведение учета дебиторской задолженности

Когда клиент что-то покупает, вам необходимо:

  1. Зафиксировать продажу в журнале продаж и кассовых чеков. Этот журнал будет включать столбцы дебета и кредита дебиторской задолженности. Комиссионные продажи и платежи по счету вводятся в эти две колонки соответственно.
  2. Каждый день продажи в кредит, зарегистрированные в журнале продаж и денежных поступлений, проводятся по соответствующим счетам клиента в книге учета дебиторской задолженности. Это позволяет вам узнать не только общую сумму, причитающуюся вам от всех кредитных клиентов, но и общую сумму, причитающуюся каждому клиенту.
  3. Записи, сделанные в журнале продаж и денежных поступлений, также суммируются в конце месяца, и результаты отражаются на счете дебиторской задолженности в вашей главной книге. Этот счет является вашей дебиторской задолженностью «контрольный счет». «Контроль» означает, что после того, как все ваши проводки будут завершены, общая сумма остатков клиентов в книге дебиторской задолженности будет такой же, как и остаток на контрольном счете в главной книге. Если они не совпадают, вы можете сказать, что где-то в строке допустили ошибку.

Если вы предоставляете кредит своим клиентам и ведете журнал продаж и кассовых поступлений вручную, убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение интегрирует проводку в бухгалтерские книги дебиторской задолженности с записью операций продаж и кассовых поступлений автоматически. Называемая системой «одной записи», эта экономия времени также снижает вероятность ошибок публикации.

Ведение книги учета дебиторской задолженности

Вы должны вести учетную запись книги учета дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит. В конце каждого дня вносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и кассовых поступлений в бухгалтерские книги клиентов. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых поступлений, не забудьте в конце дня занести кассовые поступления на счет в соответствующие бухгалтерские книги. Конечно, ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный журнал, храните все книги учета дебиторской задолженности в одной папке и пусть копии книг учета дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам с требованием оплаты. Если вы отправляете их по почте в виде выписок, каждый месяц начинайте новую бухгалтерскую ведомость.

Ежемесячная бухгалтерская книга должна начинаться с баланса вперед, который является конечным балансом предыдущего месяца. Если ваши листы бухгалтерской книги не будут удваиваться, как ваши отчеты о клиентах, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает общую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий отчеты должны отправляться один раз в месяц всем клиентам с остатком на счете и включать:

  • начальный баланс (конечный баланс за предыдущий месяц)
  • все счета, выставленные в течение месяца
  • платежей по счету в течение месяца
  • любые дебетовые или кредитовые авизо
  • конечное сальдо
  • срок

Отслеживание вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете выписки своим клиентам, вы должны сверять свои бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности. Контрольный счет — это общий баланс дебиторской задолженности из вашей главной книги.

 Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой бухгалтерских книг дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в ваших заявлениях клиентов до того, как вы отправите их по почте. Ваше бухгалтерское программное обеспечение должно автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью может быть немного забавной — в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанное тесто. Кредиторская задолженность (часто называемая A/P), с другой стороны, фокусируется на неоплаченных счетах бизнеса, то есть на деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма сумм, которые вы должны своим поставщикам, указана как текущее обязательство в вашем балансе.

Подготовка документов по счетам к оплате

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале кассовых расходов в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит. Если вы имеете дело с данным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете собрать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записать одну транзакцию в журнале покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала выдачи денежных средств в конце каждого дня отражаются в соответствующей книге учета кредиторской задолженности. Бухгалтерская книга кредиторской задолженности — это запись того, что вы должны каждому поставщику. Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также общую бухгалтерскую книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. В журнале кассовых расходов есть графы дебета и кредита кредиторской задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету заносятся в эти две колонки соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся по контрольному счету в Главной книге.

Ведение бухгалтерских книг A/P

Бухгалтерские книги кредиторской задолженности помогут вам контролировать свои расходы и кредиторскую задолженность. Если вы ведете точные бухгалтерские книги к оплате, вам будет легко перепроверять счета, которые вы получаете от своих поставщиков.

В конце месяца сверяйте бухгалтерские книги кредиторской задолженности с контрольным счетом кредиторской задолженности. Контрольный счет — это общий баланс кредиторской задолженности из вашей главной бухгалтерской книги. Начальная сумма кредиторской задолженности плюс покупки по счету в течение месяца минус платежи по счету в течение месяца должны равняться конечной сумме кредиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой отдельных регистров кредиторской задолженности.