Как вести кассовую книгу при онлайн кассах: Нужна ли при использовании онлайн-кассы кассовая книга + правила ведения КК в 2021 году / ТСЦ ПОРТ / Красноярск

Как правильно вести кассовую книгу ИП: правила заполнения

Содержание

• Обязанность ведения кассовой книги предпринимателями
• Отличие кассы от ККМ
• Общие положения о журнале
• Ручная форма ведения кассовой книги
• Электронная форма ведения журнала

Предприниматели должны вести учет движения денежной наличности наряду с предприятиями других форм собственности. Учет предполагает документальное оформление поступления, выдачи денежных средств, сдачи наличности в учреждение банка.

Обязанность ведения кассовой книги предпринимателями

В 2014 году законодательством внесены изменения в порядок ведения предпринимателями кассовой книги. На основании Указания Центробанка от 11.03.2014г. за № 3211-У ИП освобождены от ведения кассовой книги. Нововведение законодательства не означает отказа от ведения учета наличных денежных средств, но допускает отсутствие точного учета и исключает проверки кассы налоговыми органами.

Требование законодательства состоит в обязательном учете физических показателей деятельности предпринимателя, на основании которых начисляются налоги. Данное указание можно в первую очередь применить к учету специальных режимов налогообложения ИП.

Преимущественное количество активно работающих ИП продолжают вести журнал и оправдательные документы. Если предприятие использует общую систему налогообложения или имеет значительные денежные обороты, неведение кассовой книги может привести к потере данных или, что также вероятно, сокрытию средств недобросовестными сотрудниками.

Прямое указание на отсутствие необходимости вести кассовую книгу предпринимателям на ОСН отсутствует. Кроме того, если ИП имеет зарегистрированную технику ККТ, в этом случае ведение журнала необходимо. Проверка ведения учета ККМ производится одновременно с контролем поступления денежных средств в операционную кассу ИП. Если журнал вести правильно, проверка имеет положительный результат.

Послаблением в учете операций воспользовались только предприниматели, имеющие:

• малые обороты денежной наличности;
• отсутствие численности работников;
• незарегистрированный ККМ, используемый в качестве способа учета движения наличности.

Простота заполнения книги и сопровождающих документов позволяет предпринимателю использовать журнал для контроля операций. Если самостоятельно сложно разобраться в порядке движения документов, подсказать, как правильно заполнять формы, могут специалисты – налоговые консультанты обслуживающих учет компаний.

Отличие кассы от ККМ

В учете денежной наличности различают средства, полученные с использованием контрольно-кассовой техники и операционную кассу предприятия. Если ИП имеет зарегистрированную в установленном порядке ККМ, денежная наличность поступает операционисту с выпиской документа о приеме – чека, иной формы.

По окончании кассовой смены наличность по отчету кассира вносится в операционную кассу предприятия. Кассир оформляет операцию приходным кассовым ордером. При отсутствии официально зарегистрированного ЭКЛЗ денежная наличность может не сдаваться в кассу по окончании рабочего дня (вариант, используемый ИП на ЕНВД при расчетах с населением в розничной торговле).

Общие положения о журнале

Предприниматель может вести только одну книгу. На титульном листе необходимо указать основные реквизиты предпринимателя. Второй экземпляр не допускается и заводится на предприятии только по окончании предыдущего экземпляра. Вести кассовую документацию и книгу поручают одному лицу:

• Ответственность за ведение документа возлагается на кассира – материально ответственное лицо. С сотрудником, помимо трудового договора, заключается соглашение о полной материальной ответственности.
• При уходе в отпуск или возникновении иного разрешенного законодательством случая отсутствия вести кассовую документацию разрешается другому сотруднику. Документы и наличность передают правильно, по акту. Право ведения журнала определяется приказом ИП.

При наличии нескольких торговых точек выручка вносится по приходным кассовым ордерам после их закрытия. Если точек значительное количество, допускается взнос в операционную кассу по одному приходному ордеру, составляемому старшим кассиром. К документу прилагается реестр с подробной разбивкой по точкам.

Внимание! Заполнять кассовую книгу необходимо в четкой хронологии событий. Операция должна быть занесена в день движения средств – прихода или расхода.

Журнал может составляться в электронном или ручном варианте. Выбор того, как вести форму, определяется в добровольном порядке и в зависимости от оборотов ИП. Для малых размеров выручки ручная форма не менее удобна, чем электронный вариант.

Ручная форма ведения кассовой книги

При ручном заполнении документ до начала его ведения нумеруется, прошивается и заверяется подписью ИП. При нумерации страниц используется сквозной способ проставления номеров. Если предприниматель использует печать, на скрепляющем прошивку листке ставится печать, конец которой должен попасть на журнал.

При ручном заполнении документа:

• Исключаются помарки, подчистки и исправления записей. Требование распространяется как на листы кассовой книги, так и на оправдательные формы, подтверждающие движение денежных средств. При возникновении неверной записи лист перечеркивается по диагонали с записью поверх линии в форме «испорчено» или ином аналогичном варианте.
• По окончании кассового дня бухгалтерский работник должен вывести остатки денежной наличности. Величина остатка переходит на следующий день и служит начальной суммой листа.

В форме указывается количество подшитых приходных и расходных ордеров. Документы первичного учета необходимо вести и подшивать отдельно. Книга состоит из 2-частей – вкладыша и отчета кассира, который подлежит подшивке одновременно с формами первичного учета.

Электронная форма ведения журнала

При электронном ведении документ необходимо распечатывать по периодам. Предприятие в форме ИП самостоятельно определяет периодичность в зависимости от количества документооборота. После распечатывания документа его необходимо сшить и подписать в установленном порядке.

Электронная форма достаточно удобна и имеется во всех сопровождающих учет бухгалтерских программах. Преимущества электронной формы:

• Отсутствует необходимость подсчета дебетовой и кредитовой части документа с выводом сальдо.
• Перенос остатков производится автоматически.
• Нет необходимости нумерации листов. Функция задается автоматически.
• В программе можно задать правильные проводки для дальнейшего формирования данных.
• При заполнении нет необходимости записи фамилий, инициалов сотрудников и их паспортных данных для первичного учета. Показатели вносятся единожды в справочники программы.

Если вести форму в автоматическом режиме, исключаются ошибки, на поиск и устранение которых тратится значительное количество времени. Хранение журнала осуществляется по правилам, определенным для форм первичного учета.

Важно! Книга подлежит хранению в течение 5-ти лет. По окончании срока создается комиссия по уничтожению документа и производится утилизация по письменному акту. Акт необходимо продолжать хранить бессрочно.

Предыдущая статья: Что делать ИП после прохождения процедуры регистрации?
Следующая статья: Есть ли у ИП право продавать алкоголь?

Онлайн касса для ИП — плюсы, минусы, обязанности, и штрафы

Зачем нужна онлайн касса для ИП в Казахстане? — Кто обязан регистрировать онлайн кассу, как скачать онлайн кассу для ип?

Что такое онлайн-касса для ИП

Онлайн-касса для индивидуального предпринимателя – это одно из названий кассовых аппаратов программного типа. Такая касса представляет собой программное обеспечение, которое вы можете использовать на любом устройстве с помощью веб — для подключения вам нужен только выход в интернет.

Долгие годы предприниматели в Казахстане использовали кассовые аппараты, где в обязательном порядке нужно было вести книгу учета, иметь много различных документов при себе. Поэтому с недавних пор введение онлайн-касс стало обязательным для организаций, ведь это облегчает работу не только государственных органов, но и предпринимателей.

Онлайн кассы идеально подходят для малого и среднего бизнеса, сочетая в себе экономию средств и все достоинства мобильных систем: лёгкость, адаптивность, доступ из любой точки.

Обычный смартфон уже давно перестал быть только средством связи. В настоящее время устройство можно использовать для работы, превратив его в полноценную онлайн-кассу. Достаточно просто скачать мобильное приложение онлайн-кассы. Работа с онлайн кассой очень проста, так что наличие навыков программирования необязательно. Онлайн касса соответствует всем требованиям закона, универсальна в использовании и не занимает много места на торговой точке.

Преимущества онлайн-кассы для ИП:

• Можно контролировать все расходы и получение денег. Так как весь денежный поток проходит через кассу, то можно анализировать свои продажи.
• Удаленно вы сможете наблюдать, что происходит на каждой отдельной точке.
• Создание клиентской базы. Так как онлайн-чек пересылается клиентам на номер или почту, то этим можно воспользоваться для того, чтобы проинформировать покупателя о новых товарах или скидках, что значительно увеличивает уровень продаж.
• На чеке есть отдельное поле, где можно поместить краткое предложение для клиентов.
• Онлайн касса удобна тем, что приложение работает на любом устройстве, где есть доступ в интернет. Это значительно экономит время и облегчает работу, ведь касса всегда в кармане.
• При использовании приложения не нужно вести книгу учета наличных денег.
• Не менее значимое преимущество онлайн-касс – отсутствие тематических налоговых проверок.
• Не нужно вести книгу товарных чеков.
• Использование приложения не требует хранить отчеты (X,Z) в распечатанном виде.

Особенностью онлайн кассы также является экономия, так как по сравнению с железной кассой, затраты на услуги технического обслуживания и самой кассы значительно меньше. Также не приходится тратить деньги на ремонт, сканер штрих-кода (сканером является камера устройства) и обновления, приложение в смартфоне в этом плане универсальное и поломаться там ничего не может, а обновления для покупателей абсолютно бесплатные. По статистике использование онлайн-касс экономит 80% затрат, которые вы могли бы потратить на стационарную онлайн-кассу.

Как скачать онлайн-кассу для ИП?

Онлайн-касса устанавливается до того, как предприятие начнет свою деятельность. Если вы выбрали мобильное устройство, то достаточно зарегистрироваться на сайте, а подключить и настроить приложение вам поможет техподдержка.

Никаких дополнительных документов для регистрации онлайн-кассы в Казахстане не нужно, только основные данные о компании. Благодаря существованию налаженной связи между кассами и налоговой для регистрации/перерегистрации контрольно-кассовой машины не нужно посещать налоговую. Вы сможете сделать это не выходя из дома, всего за 15-20 минут.  

Некоторые производители онлайн-касс за регистрацию и постановку кассы на учет взимают дополнительную оплату (от 1500 тг). Нуркасса помогает предпринимателям бесплатно на всех этапах работы с кассовым аппаратом

Если вы хотите начать работу на телефоне или планшете, вам нужно будет скачать приложение в App store или Play Market в зависимости от вашей операционной системы.

Пошаговое руководство подключения онлайн-кассы

1. Зарегистрироваться на сайте.
2. Заключить договор с оператором фискальных данных. Для этого нужно совершить регистрацию на официальном сайте оператора и войти в ЛК (для этого обязательно нужна электронная подпись). Далее, заполнив все необходимые пункты, подписать договор.
3. Завершить регистрацию. На сайте ОФД нужно ввести данные из отчета регистрации, после чего вам выдадут регистрационную карточку ККМ.
4. Оплатить услуги онлайн-кассы и ОФД.

Если придерживаться инструкции, то подключение будет простым и быстрым. При возникновении проблем с подключением можете связаться со службой технической поддержки. На нашем сайте можно зарегистрировать онлайн-кассу и бесплатно проконсультироваться по любому вопросу.

Балансировка денежного ящика | Шаги, советы и многое другое

Балансировка денежного ящика — неотъемлемая часть повседневной работы вашего бизнеса. Точно так же, как чистить зубы, вы также должны ежедневно балансировать ящик кассового аппарата.

Если вы изо всех сил пытаетесь сбалансировать свой денежный ящик, вы не одиноки. Читайте дальше, чтобы узнать, как сбалансировать свой денежный ящик, а также советы и рекомендации, чтобы сохранить его в исправном состоянии.

Что такое денежный ящик?

Прежде чем углубляться в то, как сбалансировать денежный ящик, вам нужно узнать немного справочной информации об этом.

Денежный ящик, также называемый кассовым аппаратом, предназначен для хранения наличных денег, монет, чеков и других ценных предметов (например, купонов) в точках продаж (POS).

В конце каждого дня, смены или периода вы должны сбалансировать свой денежный ящик для учета всех входящих транзакций. Транзакции включают не только наличные деньги и чеки, но также платежи по кредитным картам и чаевые (если применимо).

Лучше всего, если вы назначите ответственных сотрудников или менеджеров для балансировки денежного ящика. Таким образом, у вас есть доверенные сотрудники, работающие с вашими поступающими деньгами, а не несколько человек.

Предприятия, которые обычно несут ответственность за балансировку денежного ящика, включают:

• Магазины одежды
• Супермаркеты
• Рестораны
• Пекарни
• Другие розничные магазины

Как часто вы должны балансировать денежный ящик?

Чтобы ваши бухгалтерские книги были максимально точными, вы должны балансировать свои кассы каждый день или после каждой смены. Таким образом, вы можете быстро (и легко) внести исправления, если что-то не сходится.

Исправление чего-либо, сделанного несколько дней, неделю или даже недель назад, может занять много времени и быть сложным, поскольку вам нужно каждый день возвращаться и проверять наличие ошибок по отдельности. Ежедневная балансировка помогает уменьшить боль от отслеживания несоответствий в денежном ящике.

Действия по балансировке денежного ящика

Когда дело доходит до балансировки денежного ящика, ваши действия могут отличаться от действий других компаний. Например, более крупному бизнесу может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня. Или у меньшего предприятия может быть только один денежный ящик для подсчета.

Независимо от того, насколько мал или велик ваш бизнес, вот четыре шага, которые помогут вам правильно сбалансировать свой денежный ящик.

1. Получите отчет POS

Прежде чем вы начнете балансировать свой денежный ящик и вести учет любого входящего денежного потока, вам необходимо распечатать или получить доступ к отчету POS, в котором подробно указано, сколько денег должно быть в вашей кассе.

Отчет POS будет разбивать итоги по категориям, таким как наличные деньги, чеки и операции с кредитными картами.

2. Подсчитайте наличные

После того, как отчет POS будет у вас под рукой, пришло время пересчитать наличные.

В начале каждого дня или смены в вашем журнале должна храниться постоянная сумма денег, например 100 долларов. Это гарантирует, что у вас будет достаточно наличных денег, чтобы дать сдачу своим клиентам.

Когда вы пересчитываете кассу в конце каждой смены или дня, пересчитайте наличные и суммируйте чеки, квитанции по кредитным картам и другие транзакции.

Чтобы сделать процесс менее утомительным, рассмотрите возможность приобретения счетной машины. С помощью счетной машины вам не нужно беспокоиться о ручном подсчете наличных или сдачи вручную.

Не забудьте также вычесть начальный баланс наличности из текущего баланса наличности (например, вычесть 100 долларов).

Запишите, сколько в кассе наличных денег, чеков, купонов, кредита и т. д. Вот пример того, как вы можете отслеживать свои итоги:

Итого 90658

После суммирования квитанций по кредитным картам, чеков и наличных денег сравните итоговые суммы с отчетом POS. Они совпадают? Если это так, вы готовы идти! Если нет, то вам есть над чем покопаться.

3. Сгладить несоответствия

Итак, у вас есть несоответствие в денежном ящике? Без проблем! Это случается с владельцами малого бизнеса все время.

Большинство несоответствий вызваны человеческими ошибками, такими как выдача неверной сдачи покупателю или потеря квитанции по кредитной карте.

При балансировке денежного ящика обращайте внимание как на излишки, так и на дефицит. Избыток — это когда в вашем ящике больше суммы, указанной в отчете POS, которую вы должны иметь. Недостаток — это когда общая сумма вашего регистра короткая.

Недостача может означать, что наличные деньги были потеряны, украдены или неправильно подсчитаны. Превышение обычно означает, что ваши клиенты были обмануты.

При попытке устранения расхождений выполните следующие действия:

1. Пересчитайте наличные деньги, чеки, купоны, квитанции по кредитным картам и т. д.
2. Проверьте свой ящик и вокруг него и зарегистрируйте недостающую информацию (например, квитанции)
3. Просмотрите информацию о транзакциях в торговых точках, например о транзакциях по кредитным картам (если применимо)

Убедитесь, что кто-то регистрирует расхождения в наличных деньгах в вашем отчете о прибылях и убытках малого бизнеса (P&L). Добавьте строку в свои отчеты о прибылях и убытках для учета расхождений в денежных средствах.

4. Записывайте операции с денежным ящиком

После того, как вы пересчитаете свой кассовый ящик и проверите все несоответствия, запишите свои операции с денежным ящиком в своих книгах.

При записи итогов по кассе обязательно учитывайте начальный баланс (например, 100 долларов). Записывайте любые наличные деньги, кредиты, магазинные кредиты (если применимо), чеки, купоны и другие продажи в своих книгах.

Если есть какие-либо несоответствия, которые вы не можете устранить, укажите излишки или недостачу в отдельной колонке.

Take a look at an example of a balanced cash register below:

	Money Collected		Sales Recorded	Difference (+/-)
Cash collected	$425,00	Продажа за наличные	$425,00	$0,00
Checks collected	$53. 25	Check sales	$53.25	$0.00
Store credit collected	$233.55	Store credit sales	$233.55	$0.00
Credit cards collected	$657.48	Продажа кредитной картой	657,48 долл. США	0,00 долл. США
Полученные купоны	11,00 долл. США	Продажа купонов	$11.00	$0.00
Total collected	$1,380.28	Total recorded	$1,380.28	$0.00

So what does it look like if your POS report and your counts don’t match up? Взгляните на ящик с некоторыми несоответствиями.

	Собранные деньги		Учтенные продажи	Разница (+/-)
Cash collected	$350. 00	Cash sales	$367.78	-$17.78
Checks collected	$85.33	Check sales	$72.55	+$12.78
Store credit collected	$247,52	Продажи в кредит	$247,52	$0,00
Полученные кредитные карты	$776,38	Продажи кредитными картами	$776.38	$0.00
Coupons collected	$0.00	Coupon sales	$2.50	-$2.50
Total collected	$1,459.23	Total recorded	$1,453.95	+$5.28

Как вы можете заметить, в верхнем ящике не хватает 17,78 долларов наличными и купонов на 2,50 доллара.

В кассе также есть дополнительные чеки на сумму 12,78 долларов США, не учтенные в продажах. Когда продажи чеков ниже, чем общее количество собранных чеков, это может быть связано с тем, что сотрудник обзвонил транзакцию с использованием неправильного метода оплаты.

Советы по балансировке денежных ящиков

Балансировка денежных ящиков не должна быть сложной. Воспользуйтесь приведенными ниже советами, чтобы поддерживать ящик в идеальном состоянии.

1. На каждый ящик должен быть назначен один человек

Когда дело доходит до денежного ящика, чем меньше людей будут к нему обращаться, тем лучше. Рассмотрите возможность ограничения количества людей, которые пользуются каждым ящиком. Ограничения позволяют избежать расхождений в денежном ящике и помогают избежать краж на рабочем месте.

Та же идея должна быть у вашего менеджера по денежным ящикам. Ограничьте количество людей, которые балансируют кассы и ведут учет денежных ящиков в вашем бизнесе.

2. Распределите обязанности

В целях подотчетности назначьте одного или двух доверенных сотрудников для поддержания баланса в вашем денежном ящике(ах). Вы можете назначить одного человека для подсчета ящика, в то время как другой сотрудник готовит банковский депозит. Попросите сотрудников, которые управляют денежными ящиками, подписать отчет о том, что они сбалансировали ящик.

В начале следующего дня или следующей смены пересчитайте деньги в каждом ящике, чтобы убедиться, что начальный баланс точен. Если в вашем бизнесе используется несколько ящиков, назначьте эту задачу каждому кассиру и попросите их подсчитать свой индивидуальный ящик.

3. Используйте отчеты о продажах

Если у вас есть система POS, не бойтесь использовать отчеты о продажах в своих интересах. Вы можете использовать отчеты, чтобы увидеть остатки ящика на начало, текущий и конец дня. Отчеты о продажах могут помочь вам:

• Избежать слишком большого количества наличных денег в ящике
• Проверить, не обсчитали ли клиента
• Выявить кражу сотрудников

Отчеты о продажах также могут дать вам представление о вашем денежном потоке за день. Если вы хотите увидеть, как идут продажи, откройте отчет о продажах.

Переключитесь на бухгалтерскую программу, которую легко настроить и использовать!

• Простое подключение с помощью мастера запуска
• Импорт ваших клиентов, поставщиков и пробный баланс
• Бесплатная (и дружественная!) поддержка в США

Узнайте больше о Patriot Accounting

4.

Вносите наличные в течение дня

Чтобы ваш денежный ящик оставался в чистоте и порядке, подумайте о том, чтобы чистить его в течение дня. Итак, как вы можете это сделать? Депозиты.

Если вы обнаружите, что ваш денежный ящик переполнен в течение дня, внесите несколько небольших вкладов в свой сейф или банк, чтобы уменьшить количество наличных в кассе. В противном случае вы можете иметь дело с неорганизованным ящиком и потерянными или украденными деньгами.

Делайте депозиты в более медленное время в течение дня. Таким образом, вы не пытаетесь снять и пересчитать наличные.

В зависимости от размера вашего бизнеса и поступающих денежных средств вам может потребоваться вносить несколько депозитов в течение дня. Если у вас небольшой бизнес, вы, скорее всего, можете вообще пропустить этот шаг.

5. Следите за постоянными расхождениями

Если вы снова и снова начинаете замечать расхождения в денежном ящике, возможно, что-то не так. Возможно, вы имеете дело с украденными средствами, если наличные постоянно не соответствуют вашим отчетам POS.

Следите за закономерностями, такими как регулярный дефицит. Например, если вы заметили, что в ящике стола сотрудника постоянно нет 20 долларов, вам, возможно, придется еще немного покопаться и понаблюдать.

Вам нужно вести учет денежного потока вашего денежного ящика? Без проблем! Бухгалтерское программное обеспечение Patriot позволяет легко регистрировать доходы и расходы вашего бизнеса. Начните работу с самоуправляемой демонстрацией сегодня!

Эта статья обновлена ​​с даты ее первоначальной публикации 1 октября 2019 г..

Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Средства контроля кассовых аппаратов для малого бизнеса

Большинство предприятий каждую ночь опорожняют кассовые аппараты и кладут в сейф все наличные, которые не поступили в банк в этот вечер. Некоторые предприятия сегодня даже не используют традиционные кассовые аппараты. Они используют портативные устройства для приема заказов, а затем денежный ящик для управления денежными поступлениями и выплатами. Даже если ваш бизнес использует что-то отличное от традиционного кассового аппарата, основы работы с наличностью остаются прежними.

Вы когда-нибудь начинали бизнес и пытались расплатиться крупной купюрой только для того, чтобы узнать, что кассир не может выдать сдачу? Это неприятно, но это происходит во многих компаниях, особенно когда они не следят тщательно за деньгами в своих кассах.

Многие предприятия инструктируют своих кассиров периодически в течение дня вносить наличные деньги в сейф компании и получать бумажный ваучер, чтобы показать внесенные деньги. Эти дневные депозиты минимизируют наличные деньги, хранящиеся в розыгрыше на случай, если магазин станет жертвой ограбления.

Все эти виды контроля являются необходимыми элементами современных бизнес-операций, но они могут иметь последствия, которые раздражают клиентов. Большинство клиентов просто уйдут за дверь и не вернутся, если они не смогут купить то, что хотят, используя счета, которые у них есть на руках.

В начале рабочего дня кассиры обычно начинают работу с установленной суммой наличных в кассе или денежном ящике. Когда они собирают деньги и выдают сдачу, в реестре регистрируются транзакции. В конце дня кассир должен подсчитать сумму сдачи, оставшуюся в кассе или денежном ящике, скопировать все транзакции, прошедшие через этот кассу, и подвести итог собранной наличности.

Затем кассир должен доказать, что сумма наличных денег, оставшаяся в этом регистре или денежном ящике, равна сумме наличных денег на начало дня плюс сумма наличных денег, собранных в течение дня.

После того, как кассир уравновешивает кассу или кассовый ящик, сотрудник, ответственный за внесение наличных (обычно управляющий магазином или кто-либо из бухгалтерии или бухгалтерии), забирает все наличные, за исключением суммы, которая потребуется на следующий день, и вносит наличные. это в банке.

В дополнение к тому, что у вас должно быть достаточно наличных денег, необходимых для того, чтобы выдать покупателям нужную им сдачу, вы также должны убедиться, что ваши кассиры выдают нужное количество сдачи и действительно регистрируют все продажи на своих кассовых аппаратах или других портативных устройствах. Следить за действиями кассиров — это хорошая деловая практика, но это также способ защитить сотрудников от кражи наличных.

Есть три способа, которыми кассиры могут прикарманить дополнительные деньги:

• Они не регистрируют продажу и вместо этого кладут деньги в карман. Лучшее средство защиты от такого рода воровства — надзор. Вы можете уменьшить вероятность кражи из-за незарегистрированных продаж, распечатав квитанции о продаже, которые кассир должен использовать для входа в продажу и открытия денежного ящика.

  Если кассовые операции не совпадают с товарными чеками, то кассир должен предъявить аннулированную операцию по отсутствующему чеку или объяснить, почему касса была открыта без чека.

• Товарный чек не выдают, а наличные прикарманивают. В этом сценарии кассир не выдает товарный чек одному покупателю в очереди. Кассир дает следующему покупателю неиспользованный товарный чек, но фактически не фиксирует вторую транзакцию в кассовом аппарате или другом мобильном устройстве. Вместо этого он или она просто кладет деньги в карман.

  Согласно бухгалтерским книгам компании, второй продажи не было. У покупателя, продажа которого не была зарегистрирована, есть действующий чек, хотя он может не совпадать с тем, что он купил, поэтому он, скорее всего, не заметит никаких проблем, если не захочет вернуть что-то позже.

  Лучшая защита от этого типа обмана — разместить табличку, напоминающую всем покупателям, что они должны получать квитанцию ​​​​для всех покупок и что квитанция требуется для возврата или обмена. Предоставление пронумерованных товарных чеков с дубликатами также может помочь предотвратить эту проблему; кассиры должны производить дубликаты в конце дня при подтверждении суммы денежного потока, прошедшего через их регистры.

  В дополнение к защите от воровства кассиром система распечатки товарных чеков может использоваться для тщательного контроля и предотвращения получения магазинными воришками денег за товары, которые они никогда не покупали.

  Например, предположим, что вор вынес из магазина блузку, а также несколько бланков товарных чеков. На следующий день магазинный вор возвращается с блузкой и одним из украденных чеков, заполненным так, как будто блузка была куплена накануне.

  Вы можете обнаружить мошенничество, потому что этот товарный чек является частью пронумерованной партии товарных чеков, которые вы уже идентифицировали как пропавшие или украденные. Вы можете быстро определить, что покупатель так и не заплатил за товар, и вызвать полицию.

• Они регистрируют фальшивый кредитный ваучер и оставляют наличные деньги себе. В этом случае кассир выписал кредитный ваучер на несуществующего клиента, а затем сам прикарманил наличные. Большинство магазинов справляются с этой проблемой с помощью системы пронумерованных кредитных ваучеров, поэтому каждый кредит можно тщательно отслеживать с помощью некоторых деталей, подтверждающих, что он основан на предыдущей покупке клиента, например, товарном чеке.

  Кроме того, магазины обычно требуют, чтобы менеджер проверил причину кредитного ваучера, будь то возврат или обмен, и одобрил транзакцию до того, как будут выданы наличные или кредит. Когда бухгалтер регистрирует возврат продаж в бухгалтерских книгах, номер кредитного ваучера записывается вместе с транзакцией, чтобы она могла легко найти подробную информацию об этом кредитном ваучере, если позже возникнет вопрос о транзакции.

Даже если кассиры не кладут деньги в карман намеренно, они могут сделать это непреднамеренно, дав неправильную сдачу. Если вы управляете розничной торговой точкой, обучение и надзор за вашими кассирами является важной задачей, которую вы должны решить самостоятельно или передать доверенному сотруднику.

Эта статья взята из книги:

• Бухгалтерия для чайников,

Об авторе книги:

Лита Эпштейн, MBA, разрабатывает и преподает онлайн-курсы по инвестированию, финансам и налогам.